Cách tốt nhất để hoàn thành những dự án lớn: 5 bí quyết từ nghiên cứu

Nhiều người xem Nhà hát Opera Sydney và Bảo tàng Guggenheim Bilbao là những kiệt tác kiến trúc vĩ đại nhất của thế kỷ qua. Nhưng câu chuyện về cách hai công trình này ra đời lại hoàn toàn trái ngược nhau.

Bảo tàng Guggenheim Bilbao hoàn thành đúng tiến độ, thậm chí còn tiết kiệm được ngân sách. Công trình này đã đưa Frank Gehry trở thành một trong những kiến trúc sư đương đại vĩ đại nhất.

Trong khi đó, quá trình xây dựng Nhà hát Opera Sydney lại giống như một chuỗi sai lầm liên tiếp. Dự kiến ban đầu là 5 năm, nhưng thực tế kéo dài đến 14 năm. Ngân sách đội lên 1.400%. Và bi kịch hơn, nó đã chấm dứt sự nghiệp của kiến trúc sư Jørn Utzon. Nếu có một ví dụ kinh điển về định luật Murphy ("Nếu có điều gì có thể sai, nó chắc chắn sẽ sai"), thì chính là câu chuyện này.

Dĩ nhiên, cũng có những dự án thành công mỹ mãn như Bilbao. Đập Hoover hoàn thành trước thời hạn 2 năm và tiết kiệm đáng kể ngân sách. Apple bắt đầu phát triển iPod vào tháng 1/2001 và chỉ 11 tháng sau, sản phẩm đã có mặt trên tay khách hàng. Nhưng những trường hợp như thế này vô cùng hiếm hoi.

Hiếm đến mức nào?

Giáo sư Bent Flyvbjerg đã thu thập dữ liệu từ 16.000 dự án trên 136 quốc gia, thuộc hơn 20 lĩnh vực khác nhau. Kết quả đáng kinh ngạc:

• 91,5% dự án bị chậm tiến độ, đội vốn, hoặc cả hai.
• 99,5% dự án hoặc chậm tiến độ, hoặc đội vốn, hoặc không mang lại lợi ích như mong đợi – hoặc tệ hơn, gặp cả ba vấn đề cùng lúc.

Nói cách khác, cứ 200 dự án mới có 1 dự án hoàn thành đúng thời gian, đúng ngân sách và đạt được mục tiêu đề ra.

Lúc này, có thể bạn đang nghĩ:
"Nhưng tôi đâu có tổ chức Thế vận hội hay đào một đường hầm xuyên lục địa? Tôi chỉ muốn sửa cái bếp và hoàn thành dự án IT của công ty!"

Nhưng Flyvbjerg khẳng định rằng các nguyên tắc này áp dụng cho mọi dự án, dù lớn hay nhỏ.

Bạn định sửa sang căn bếp? Bạn chỉ muốn có một chút niềm vui, nhưng rồi cả căn nhà bỗng biến thành công trường khai quật khảo cổ, nơi mà ngân sách như một lò đốt tiền không đáy.

Bạn quản lý một dự án tại công ty? Những gì tưởng chừng như một kế hoạch đơn giản bỗng trở thành cuộc hành trình đầy chông gai, ngang tầm Odyssey của Homer, chỉ khác là có nhiều giấy tờ hơn và chẳng có nàng tiên cá nào hát ru bạn cả. Cuối cùng, bạn chỉ biết ngồi bần thần, lẩm bẩm trong tuyệt vọng: "Tại sao mình lại làm điều này với chính mình?"

Nhưng mọi chuyện không nhất thiết phải như vậy.

Hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách khiến các dự án lớn đi đúng hướng. Cuốn sách mà chúng ta sẽ khám phá là “How Big Things Get Done” – một nghiên cứu về những yếu tố quyết định sự thành công (hoặc thất bại) của mọi dự án, từ cải tạo nhà cửa cho đến khám phá vũ trụ.

Bắt đầu thôi…

Hỏi “Tại sao?”

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng đây là yếu tố cốt lõi. Bạn cần hiểu rõ ràng tại sao mình làm điều này, bạn muốn đạt được gì và những điều đó đòi hỏi gì. Quan trọng nhất, bạn phải luôn bám sát mục tiêu ban đầu.

Flyvbjerg nói:

"Xác định rõ ràng, đầy đủ về mục tiêu và lý do thực hiện – và không bao giờ để lạc khỏi nó từ đầu đến cuối – chính là nền tảng của một dự án thành công."

Hãy dành thời gian suy nghĩ nghiêm túc: Tại sao bạn lại làm điều này? Nếu không, dự án của bạn sẽ mất kiểm soát. Nó sẽ phát triển. Rồi tiếp tục phát triển.

Bạn định sửa lại sân vườn một chút cho đẹp? Nhưng bỗng dưng, bạn lại muốn biến nó thành một phiên bản thu nhỏ của Vườn Versailles, với mê cung, đài phun nước, và cả một hồ thiên nga.

Bạn cần giới hạn. Bạn cần mục tiêu rõ ràng. Bạn cần một ngôi sao dẫn đường. Và bạn cần biết lý do tại sao mình làm điều này.

Hãy học theo Robert Caro, một trong những tiểu sử gia vĩ đại nhất thế giới.

Trước khi viết một cuốn sách, ông ép bản thân tóm gọn toàn bộ nội dung trong vài đoạn văn. Đó là một quá trình gian nan. Ông tự hỏi mình:

• Cuốn sách này thực sự nói về điều gì?
• Thông điệp cốt lõi là gì?

Ông liên tục chỉnh sửa, nghiền ngẫm. Nhưng một khi đã hoàn thiện, ông in những dòng đó ra và dán lên tường ngay trước mặt. Mỗi ngày, ông luôn nhìn vào nó, đảm bảo rằng từng trang sách ông viết luôn đi đúng hướng. Chính nhờ cách này, ông đã tạo ra những kiệt tác như “The Power Broker”.

Hãy suy nghĩ về câu hỏi “Tại sao?”. Hãy phân tích dự án của mình như một chuyên gia giải mã đang cố gắng bẻ khóa cỗ máy Enigma tại Bletchley Park. Hãy tìm cho mình một ngôi sao Bắc Đẩu để luôn đi đúng hướng.

Bây giờ, bạn đã biết “Tại sao” rồi đúng không? Bạn cảm thấy tự tin hơn?

Tin tôi đi, đó lại là một dấu hiệu xấu…

Cẩn Trọng Với Ảo Tưởng Lạc Quan

Chúng ta là một loài sinh vật quá mức lạc quan. Các nghiên cứu cho thấy hầu hết tài xế đều nghĩ rằng mình lái giỏi hơn trung bình. (Tôi không giỏi toán, nhưng tôi đủ giỏi để biết điều đó là bất khả thi.) Đa số những người hút thuốc vẫn tin rằng mình ít có nguy cơ bị ung thư hơn những người hút thuốc khác.

Sự lạc quan ngây thơ ấy là lý do ta cứ tự nhủ rằng lần này nhất định sẽ nghiêm túc đến phòng gym mỗi ngày, hay niềm đam mê những ban nhạc nam thập niên 90 của ta chỉ là một sở thích vô hại chứ không phải một dấu hiệu cần giúp đỡ. Bạn ngồi trên ghế sofa, ăn kem, xem hàng loạt chương trình cải tạo nhà cửa và tự nhủ: "Mình làm được chứ sao!" Rồi bỗng dưng, bạn bị vây quanh bởi hàng loạt mẫu sơn, và một lỗ thủng khổng lồ xuất hiện trên tường – nơi trước đây chỉ có một công tắc đèn vô hại.

Các nhà khoa học chưa thể chứng minh nguyên lý “Trông hay ho trên Pinterest” hay hệ quả của nó – “Chắc chỉ mất một ngày thôi”, nhưng tôi tin chắc rằng cả hai đều có thật.

Lý thuyết kinh điển về ra quyết định nói rằng chúng ta sẽ cân nhắc tất cả các phương án và chọn ra cái tốt nhất. Nhưng điều đó hoàn toàn sai. Công trình nghiên cứu của Gary Klein cho thấy, trong hầu hết các trường hợp, chúng ta đơn giản chỉ nảy ra một ý tưởng đầu tiên, tự hỏi liệu nó có khả thi không, và nếu câu trả lời là “Có”, chúng ta cứ thế mà làm. Nhưng khi nói đến những dự án lớn, tốn kém và mất thời gian, dựa vào kịch bản đẹp nhất để lập kế hoạch là một sai lầm nghiêm trọng.

Từ hàng thập kỷ trước, hai nhà nghiên cứu đoạt giải Nobel Daniel Kahneman và Amos Tversky đã chỉ ra “ngụy biện lập kế hoạch” – khuynh hướng luôn đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành công việc. Nhà vật lý Douglas Hofstadter còn diễn đạt điều đó một cách tinh tế hơn bằng một nguyên lý mang tên ông:

"Mọi thứ luôn mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ, ngay cả khi bạn đã tính đến nguyên lý Hofstadter."

Vậy nên, khi ai đó bảo tôi “hãy nghe theo trực giác”, tôi chỉ muốn nhắc họ rằng trực giác của tôi từng bảo tôi có thể ăn hết một chiếc pizza cỡ lớn một mình. Chúng ta cần phân tích thực tế, không phải cảm tính, nhất là với các dự án quan trọng.

Sự hưng phấn của “Lần này sẽ khác!” sẽ chỉ khiến bạn cạn kiệt cả tiền bạc lẫn lý trí. Flyvbjerg cảnh báo:

"Nếu không được kiểm soát, sự lạc quan sẽ dẫn đến những dự báo phi thực tế, mục tiêu mơ hồ, những phương án tốt bị bỏ qua, các vấn đề không được nhận diện và xử lý kịp thời, và không có bất kỳ kế hoạch dự phòng nào cho những rắc rối tất yếu."

Vì vậy, hãy nghiên cứu kỹ lưỡng. Đừng cho rằng bạn đã biết tất cả. Đừng lao vào ngay với ý tưởng đầu tiên nảy ra trong đầu. Hãy đặt câu hỏi, hãy xem xét các khả năng. Nếu không, có thể bạn chỉ định làm một dự án “nhanh gọn”, nhưng rồi thời gian trôi qua, mùa nối mùa, tổng thống lên rồi xuống, và đâu đó trên thế giới, một tảng băng đã tan chảy.

Làm Sao Để Thoát Khỏi Ảo Tưởng Lạc Quan?

Nếu bi quan, có lẽ ta sẽ chẳng bao giờ bắt tay vào làm. Nhưng lạc quan thái quá thì lại dẫn đến thất bại cay đắng. Vậy giải pháp là gì?

Nhìn Từ Bên Ngoài

Bạn có thể nghĩ: “Nhưng dự án của tôi khác biệt. Nó đặc biệt.”

Không đâu, bạn nhầm rồi. Đây chính là “ngụy biện duy nhất” – tâm lý cho rằng hoàn cảnh của mình độc đáo đến mức những kinh nghiệm trước đó không thể áp dụng.

Hãy từ bỏ ngụy biện này bằng cách “nhìn từ bên ngoài” – tiếp cận dự án như một người ngoài cuộc, khách quan và thực tế. Trừ khi bạn đang chế tạo một lò phản ứng hạt nhân cá nhân, thì chắc chắn người khác đã từng làm điều tương tự, và bạn hoàn toàn có thể học hỏi từ họ.

Chúng ta hay nói về “vượt ngân sách” hay “lỡ tiến độ”, nhưng thực tế vấn đề không phải ở sự đánh giá sai, mà là ở việc lấy một con số ban đầu làm mốc tham chiếu sai ngay từ đầu.

Cách tiếp cận chính xác nhất là phương pháp “dự báo theo lớp tham chiếu”: Xem xét những dự án tương tự trước đây và dùng trung bình ngân sách, thời gian của chúng làm điểm khởi đầu.

Bạn định sửa lại căn bếp? Hãy tìm ít nhất 5 người từng làm việc tương tự, hỏi họ chi phí và thời gian thực tế. Sau đó, lấy trung bình. Đó mới là con số bạn nên lấy làm cơ sở.

Bạn có thể nghĩ: “Nhưng có những rủi ro bất ngờ mà ai mà lường trước được!”

Thực ra, bạn không cần biết những rủi ro đó là gì. Chỉ cần lấy con số thực tế của người khác, bởi nó đã bao gồm tất cả những rủi ro họ từng gặp. Đây chính là cách bạn thoát khỏi vòng luân hồi đau khổ của những dự án tự làm.

Suy Nghĩ Kỹ, Hành Động Nhanh

Một trong những lời khuyên phổ biến là “hãy hành động ngay”. Nhưng đó thực sự là một ý tưởng tồi.

Nhiều người cho rằng lên kế hoạch là tốn thời gian. Họ muốn bắt tay vào làm ngay. Nhưng thật ra, đó không phải là “thiên vị hành động”, mà là “thiên vị chống suy nghĩ”.

Thiên vị hành động nghe có vẻ giống khẩu hiệu của siêu anh hùng, nhưng thực tế nó giống Wile E. Coyote với một món đồ Acme mới – luôn kết thúc bằng một thất bại thảm hại.

Hầu hết các dự án không phải “đi sai hướng”, mà là bắt đầu sai ngay từ đầu.

Tôi biết, bạn có thể muốn ngồi xem phim về ma cà rồng phá án hơn là ngồi lên kế hoạch. Nhưng hãy nhớ: Lên kế hoạch cũng là làm việc. Tiến triển trong kế hoạch chính là tiến triển của dự án. Quan trọng nhất, đó là tiến triển rẻ nhất và an toàn nhất. Nó giống như việc nhìn hai bên đường trước khi băng qua, để tránh bị chiếc xe tải mang tên “Hiện thực phũ phàng” cán qua.

Amazon có một quy trình rất hay. Jeff Bezos nhận thấy rằng, sau khi dự án hoàn thành, công ty luôn viết một thông cáo báo chí và một danh sách câu hỏi thường gặp (FAQ). Vì thế, ông biến nó thành bước bắt buộc ngay từ đầu: trước khi làm bất kỳ dự án nào, đội ngũ phải viết thông cáo báo chí và FAQ trước. Nếu mọi thứ không hợp lý hoặc có lỗ hổng, thì tốt hơn hết là biết điều đó ngay bây giờ, chứ không phải khi mọi thứ đã đi vào ngõ cụt.

Hãy suy nghĩ chậm rãi, nhưng khi đã sẵn sàng, hãy hành động nhanh.

Cẩn Trọng Với Lối Nghĩ Quá Lạc Quan

Chúng ta là một loài sinh vật… quá mức lạc quan. Các nghiên cứu cho thấy phần lớn tài xế đều tin rằng họ lái xe giỏi hơn mức trung bình. (Tôi không giỏi toán, nhưng tôi biết điều đó không thể đúng.) Hầu hết người hút thuốc lại tin rằng mình ít có nguy cơ mắc ung thư hơn những người hút thuốc khác.

Sự lạc quan ngây thơ – đó là lý do ta cứ tự nhủ rằng năm nay nhất định sẽ chăm đi tập gym, hay niềm đam mê mãnh liệt với các boyband thập niên 90 chỉ là một thú vui vô hại chứ không phải dấu hiệu của một vấn đề sâu xa nào đó. Bạn ngồi trên ghế sofa, ôm hộp kem, cày một loạt chương trình cải tạo nhà cửa và nghĩ: "Mình làm được mà!" Rồi lần tới khi bạn nhận ra, bạn đã đứng giữa đống bảng màu sơn và nhìn chằm chằm vào một cái hố to trên tường – nơi trước đây từng có một công tắc đèn.

Các nhà nghiên cứu chưa chứng minh được nguyên tắc “Nhìn-trên-Pinterest-thấy-xịn” hay hệ quả “Chỉ-mất-một-ngày-thôi-là-xong” nhưng tôi tin vào cả hai.

Lý thuyết ra quyết định cổ điển nói rằng chúng ta sẽ cân nhắc tất cả lựa chọn rồi đưa ra phương án tối ưu. Sai. Công trình của Gary Klein chỉ ra rằng hầu hết thời gian, chúng ta chọn ngay ý tưởng đầu tiên lóe lên, tự hỏi liệu nó có khả thi không, và nếu câu trả lời là “có”, ta sẽ đi theo nó. Nhưng đối với những dự án lớn, tốn kém, dài hơi, việc ước lượng dựa trên viễn cảnh đẹp nhất có thể là một sai lầm nghiêm trọng.

Nhiều thập kỷ trước, Daniel Kahneman và Amos Tversky – hai nhà nghiên cứu đạt giải Nobel – đã đưa ra khái niệm “ảo tưởng lập kế hoạch” (planning fallacy). Chúng ta luôn đánh giá thấp thời gian cần để hoàn thành một việc. Nhà vật lý Douglas Hofstadter đã diễn đạt điều này một cách hóm hỉnh bằng "Định luật Hofstadter": “Mọi thứ luôn mất nhiều thời gian hơn bạn tưởng, ngay cả khi bạn đã tính đến Định luật Hofstadter.”

Mỗi khi ai đó bảo tôi “hãy nghe theo bản năng”, tôi lại nhớ rằng bản năng từng khiến tôi ăn hết nguyên một cái pizza một mình. Khi lên kế hoạch cho những dự án lớn, ta cần sự phân tích tỉnh táo, không phải cảm tính. Sự lạc quan lấp lánh kiểu “Lần này chắc chắn sẽ khác!” có thể khiến bạn cháy túi và phát điên. Flyvbjerg cảnh báo: “Nếu không kiểm soát, sự lạc quan sẽ dẫn đến những dự báo thiếu thực tế, mục tiêu mơ hồ, bỏ qua những phương án tốt hơn, không nhận diện vấn đề kịp thời và không có kế hoạch dự phòng cho những bất ngờ tất yếu.”

Vậy nên, hãy tìm hiểu kỹ. Đừng nghĩ rằng mình đã biết hết. Đừng lao vào thực hiện ngay ý tưởng đầu tiên. Hãy đặt câu hỏi, cân nhắc khả năng. Nếu không, có thể bạn sẽ khởi động một dự án “nhanh gọn”, và trước khi kịp nhận ra, mùa đã thay đổi, chính phủ đã thay đổi, và đâu đó, một tảng băng đã tan chảy.

Làm Sao Để Không Bị Mắc Kẹt Trong Cái Bẫy Lạc Quan?

Là một kẻ bi quan nghĩa là có thể bạn chẳng bao giờ bắt tay vào làm gì cả. Vậy phải làm sao?

Nhìn Từ Bên Ngoài

Bạn có thể nghĩ: “Nhưng mà dự án của mình khác mà! Nó đặc biệt!” Ồ không, người trẻ non nớt ơi, bạn đã sai rồi. Đây chính là thứ mà các chuyên gia gọi là “ảo tưởng duy nhất” (uniqueness bias).

Để tránh điều này, hãy lấy “góc nhìn từ bên ngoài” – nghĩa là nhìn sự việc như một người ngoài cuộc. Sự thật là, dự án của bạn gần như chắc chắn không phải là độc nhất vô nhị. Trừ khi bạn đang chế tạo một lò phản ứng nhiệt hạch cá nhân, đã có người làm điều tương tự trước bạn, và bạn có thể học hỏi từ họ.

Chúng ta thường nói về việc “vượt quá thời gian hoặc ngân sách”, nhưng thực ra vấn đề không nằm ở việc ước tính sai, mà là ngay từ đầu ta đã chọn sai cái mốc để dựa vào. Cách chính xác nhất để lập ngân sách và tiến độ là phương pháp “dự báo theo lớp tham chiếu” (reference class forecasting) – tức là xem xét các dự án tương tự và lấy trung bình thời gian, chi phí của chúng làm điểm xuất phát.

Đang muốn cải tạo nhà bếp? Hãy hỏi ít nhất năm người từng làm việc tương tự xem chi phí và thời gian thực tế của họ là bao nhiêu. Rồi lấy trung bình. Đó là cách khởi đầu đúng đắn.

Nghĩ Chậm, Hành Động Nhanh

Nhiều người cho rằng lập kế hoạch là lãng phí thời gian. Họ muốn bắt tay vào làm ngay. Nhưng thực chất, đây không phải là “thiên vị hành động” mà là “thiên vị chống lại tư duy.” Điều này có thể ổn trong những tình huống đơn giản, dễ đảo ngược, nhưng với các dự án lớn, nó là công thức dẫn đến thảm họa.

Phần lớn dự án không phải là “đi sai hướng giữa chừng”, mà là sai ngay từ khi bắt đầu. Bạn có thể thích ngồi xem loạt phim trinh thám ma cà rồng mới nhất, nhưng hãy dành thời gian lên kế hoạch. Lên kế hoạch cũng là làm việc. Tiến triển trong kế hoạch chính là tiến triển của dự án, và quan trọng nhất – đó là tiến triển rẻ nhất, an toàn nhất. Nó giống như nhìn trước khi băng qua đường, để tránh bị chiếc xe buýt mang tên “Thực Tế Phũ Phàng” đâm thẳng vào bạn.

Dự Án Lớn? Hãy Thuê Chuyên Gia

Từ năm 1960, chưa có kỳ Olympic nào hoàn thành đúng ngân sách. Trung bình, chi phí vượt dự tính tới 157%. Vì sao? Vì mỗi lần tổ chức lại là một đội ngũ mới, không có kinh nghiệm, cứ thế tái phát minh cái bánh xe từ đầu.

Vậy nên, hãy thuê chuyên gia – người có kinh nghiệm thực tế và thành tích đã được chứng minh. Xem ba video hướng dẫn trên YouTube không biến bạn thành thợ sửa ống nước chuyên nghiệp. Tôi hiểu sức hấp dẫn của việc tiết kiệm chi phí. Ai cũng muốn dành dụm tiền để về già không phải sống trong một cái hộp giấy dưới gầm cầu. Nhưng đôi khi, bạn cần bỏ tiền ra để thuê người biết rõ sự khác biệt giữa tua vít hai cạnh và tua vít bốn cạnh.

Nếu muốn mọi thứ diễn ra suôn sẻ, đừng thử nghiệm cái gì mới mẻ. Tránh xa những từ như “tùy chỉnh” hay “độc nhất” – nếu có thể, hãy vứt chúng ra sa mạc rồi cho nổ tung. Bạn có muốn bác sĩ của mình “thử một kỹ thuật mới” trong ca phẫu thuật tim không? Nếu không, vậy thì đừng làm điều đó với mái nhà của bạn hoặc dự án CNTT mới ở công ty.

Tóm Lại…

Đây là cách thực hiện một dự án lớn đúng đắn:

• Hỏi "Tại sao?": Hiểu rõ lý do làm việc đó. Điều này sẽ giúp bạn có kim chỉ nam rõ ràng.
• Cảnh giác với lạc quan thái quá: Đừng tự dối mình. Nghiên cứu kỹ và đừng lao vào ngay.
• Lấy góc nhìn bên ngoài: Dự án của bạn không đặc biệt. Học hỏi từ những dự án tương tự.
• Nghĩ chậm, hành động nhanh: Lập kế hoạch kỹ lưỡng. Kiểm tra. Cải thiện.
• Thuê chuyên gia: Và đừng sáng tạo những thứ không cần thiết.

Làm một dự án lớn cũng giống như thử thách bước vào tuổi trưởng thành. Nhưng hoàn thành nó sẽ cho bạn cảm giác vinh quang như khi nhận được ngôi sao vàng thời đi học. Vậy nên, hãy làm đúng cách. Sau đó, bạn có thể đứng lên, giơ tay cao và hát “We Are The Champions” đầy tự hào. 

Nguồn: This Is The Best Way To Get Big Projects Done: 5 Secrets From Research