Làm sao để giữ vững tinh thần (và thậm chí vươn lên) trong một bộ máy quan liêu

Nếu ngày ấy – khi vừa mới rời giảng đường đại học – bạn hỏi những người giờ đã đi làm về công việc mơ ước của họ, hẳn nhiều người sẽ nói rằng họ muốn làm chủ chính mình, hoặc ít nhất là một phần trong nhóm nhỏ có quyền đưa ra quyết định. Nhưng thực tế hiện nay thì sao? Phần lớn chúng ta đang là những "mắt xích vô danh" trong những tổ chức đồ sộ, cồng kềnh – và có lẽ, không ít người cảm thấy nản lòng vì điều đó. Chúng ta như bánh răng nhỏ trong bộ máy khổng lồ, bị đè nặng bởi quy trình phức tạp, thủ tục rối rắm, và những chính sách được quyết định từ nơi nào đó xa xôi, ngoài tầm với.

Nhưng nếu bạn cũng đang ở trong hoàn cảnh đó, tôi có hai tin tốt dành cho bạn.

Tin đầu tiên là: những bộ máy quan liêu không phải lúc nào cũng tệ như ta vẫn nghĩ. Thậm chí, chúng còn mang lại những mặt tích cực nhất định – một tổ chức được vận hành tốt có thể tạo ra nhiều điều có ích cho xã hội hơn là một cá nhân đơn lẻ. Và việc trở thành nhân viên thay vì tự mình khởi nghiệp cũng có những lợi thế riêng; chẳng hạn, không phải gánh vác toàn bộ thành – bại trên đôi vai mình đôi khi lại là điều đáng mừng.

Tin thứ hai là: cảm giác bất lực khi ở trong một tổ chức lớn thật ra không hoàn toàn đúng. Dù đôi lúc có vẻ khó khăn, bạn vẫn có thể tìm thấy cảm giác làm chủ và có ảnh hưởng trong chính môi trường ấy. Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ cách để bạn không chỉ tồn tại, mà còn làm việc hiệu quả – và thậm chí cảm thấy viên mãn – khi là một phần của một tổ chức.

Giữ Lấy Cốt Lõi

Một tổ chức đủ lớn để cần đến cơ chế quan liêu chắc chắn được lập ra với một mục tiêu cốt lõi nào đó. Thế nhưng, nhiều người lại cảm thấy bị kéo đi đủ hướng, đến nỗi rối rắm và đánh mất sự tập trung vào mục tiêu ấy. Muốn làm việc hiệu quả, bạn cần hiểu rõ: tổ chức của mình thực chất đang nhắm đến điều gì, vai trò cụ thể của bạn đóng góp như thế nào vào mục tiêu đó, và từ đó định hướng toàn bộ nỗ lực của bạn xoay quanh sứ mệnh trọng tâm ấy. Nói đơn giản là: “Hãy đặt điều quan trọng lên trước.”

Một cách thực hành hữu ích là cô đọng vai trò của bạn thành không quá ba ý chính – như ba “lăng kính” để bạn nhìn và sàng lọc mọi hành động. Tổ chức của bạn có thể có một tuyên bố sứ mệnh, nhưng đa phần những câu văn ấy thường quá rộng, quá mơ hồ, và nhiều khi chỉ là những mỹ từ sáo rỗng. Thay vào đó, bạn hãy tự tìm một cách diễn đạt rõ ràng và thực tế hơn: đâu là những phần công việc cụ thể mà bạn đang làm, góp phần thực sự vào sứ mệnh của tổ chức.

Ví dụ, dưới đây là ba ý cốt lõi mà tôi tin là kim chỉ nam cho công việc của mình – một giáo viên toán cấp ba:

• Tạo ảnh hưởng tích cực đến học sinh thông qua những mối quan hệ chuyên nghiệp, phù hợp.
• Liên tục mang đến những giờ học toán chất lượng cao cho học sinh.
• Hỗ trợ đồng nghiệp trong việc xây dựng mối quan hệ với học sinh và cải thiện chất lượng giảng dạy.

Khi bạn đã xác định được những ý chính này, hãy dùng chúng làm kim chỉ nam để dẫn dắt bản thân: rèn luyện kỷ luật, nâng cao hiệu quả cá nhân. Tìm mọi cách để tăng thời gian và năng lượng cho những việc trực tiếp phục vụ sứ mệnh ấy, và giảm thiểu thời gian cho những việc không thật sự cần thiết. Ở đây tôi dùng từ “giảm thiểu” một cách có chủ đích – vì gần như không thể loại bỏ hoàn toàn những việc không liên quan đến mục tiêu cốt lõi. Bạn vẫn sẽ phải làm những thủ tục giấy tờ mà bạn tin rằng sẽ “mất hút” trong ngăn tủ nào đó – bởi như tôi sẽ bàn tiếp sau đây, biết cách vận hành cùng hệ thống là chiến lược dài hạn giúp bạn từng bước tạo ra ảnh hưởng.

Tuy nhiên, đừng để những công việc đó tiêu hao quá nhiều thời gian và tâm sức. Hãy dành phần tinh túy nhất trong năng lượng và trí tuệ của bạn cho những điều bạn biết là thực sự có ý nghĩa.

Làm Việc (CÙNG) Với Hệ Thống

Khi bạn đã hình thành được một “bộ lọc” rõ ràng để định hướng mục tiêu của mình trong tổ chức, thì bước tiếp theo tự nhiên sẽ là: làm sao để thực hiện những mục tiêu đó một cách hiệu quả. Và trong quá trình ấy, có một điều quan trọng cần ghi nhớ: đây không phải là hệ thống do bạn kiểm soát, nhưng lại là hệ thống mà bạn phải đồng hành cùng. Ghi nhớ điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi cám dỗ thường trực – rằng mọi chuyện sẽ tốt đẹp hơn nếu bạn là người điều hành tất cả. Suy nghĩ ấy nguy hiểm ở hai điểm: thứ nhất, nó đi ngược lại thực tế rằng bạn không phải là người nắm quyền; thứ hai, nó phủ nhận giá trị của trí tuệ tổ chức – thứ đã được chắt lọc qua biết bao năm tháng thực hành và tích lũy tập thể. Hiểu điều này không có nghĩa là bạn phải chấp nhận mọi thứ và từ bỏ khát vọng cải tiến, càng không có nghĩa là bạn không thể là người tạo ra thay đổi.

Nhưng nó có nghĩa là: bạn cần học cách tôn trọng – và cố gắng thấu hiểu – những lý do đằng sau các quy trình bạn đang chứng kiến. Khi bạn chấp nhận rằng mình cần làm việc trong khuôn khổ hệ thống, bạn cũng sẽ giảm đi rất nhiều sự bực dọc vốn nảy sinh khi kỳ vọng mọi việc phải diễn ra theo ý mình. Từ đây, bạn nên cân nhắc cả hai con đường: trực tiếp đạt được mục tiêu thông qua những công việc cụ thể của chính mình, và gián tiếp xây dựng ảnh hưởng từ bên trong tổ chức.

Hành Động: Gây Tác Động Trực Tiếp

Hầu hết chúng ta đều có một nhóm công việc nhất định mà ta phải thực hiện – và gần như hoàn toàn chịu trách nhiệm về chất lượng của nó. Với tôi, trong vai trò một giáo viên, ví dụ rõ nhất là việc đứng lớp giảng dạy. Vâng, tôi cần sự hỗ trợ từ phòng giáo dục hay đồng nghiệp, nhưng đến cuối cùng, vẫn là tôi – một mình trước học sinh – truyền tải bài học: hoặc hay, hoặc dở, hoặc tệ. Với bạn, công việc ấy có thể là những báo cáo, bài thuyết trình, hay sản phẩm chuyển giao cho khách hàng nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức.

Hãy nhìn rộng ra – không chỉ những việc lớn bạn có quyền quyết định, mà cả những điều nhỏ nhặt thường bị xem nhẹ. Hãy thử làm một bài tập tưởng tượng đơn giản: nếu bạn làm tốt những việc ấy – dù nhỏ đến đâu – tác động sẽ lan tỏa ra sao? Và nếu làm tệ thì hậu quả sẽ như thế nào? Gần như chắc chắn, bạn sẽ nhận ra rằng việc bạn làm có ý nghĩa thật sự – dù có thể nó không làm thế giới thay đổi như cái cách bạn từng mơ mộng thuở còn ngồi trên ghế nhà trường.

Dù là công việc lớn hay nhỏ, luôn có một vài điều bạn hoàn toàn có thể kiểm soát.

Và trong một bộ máy quan liêu, điều gần như chắc chắn là: những công việc ấy sẽ bị ràng buộc bởi các quy định và quy trình. Rất dễ để sa vào cái bẫy đổ lỗi cho chính những quy trình cồng kềnh đó mỗi khi mình không hoàn thành tốt nhiệm vụ, hay không đạt được mục tiêu đã đặt ra. Nhưng thay vì chọn lối thoát đó, hãy áp dụng một câu thần chú của The Art of Manliness: Hãy hành động.

Trước hết, bạn nên tự hỏi: liệu những quy định kia thực sự cản trở bạn đạt được mục tiêu, hay chúng chỉ yêu cầu bạn điều chỉnh lại cách tiếp cận của mình? Nói cách khác, điều đang cản trở bạn là vấn đề về cách làm hay cốt lõi? Nếu chỉ là chuyện khác biệt về cách thức, có lẽ điều khôn ngoan nhất là chấp nhận phương pháp đã được đề ra, rồi tìm cách thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất có thể. Làm vậy sẽ giúp bạn tránh được những xung đột không cần thiết, và – như sẽ nói sau – giúp bạn từng bước xây dựng uy tín, ảnh hưởng lâu dài mà không cần phàn nàn vô ích.

Nếu bạn cho rằng bất đồng ấy là về cốt lõi – hoặc rằng điều bạn đang được yêu cầu làm hoàn toàn trái với lẽ thường – thì có thể bạn cần tìm cách bày tỏ sự không đồng thuận một cách khéo léo, mềm mỏng (sẽ nói thêm ở phần sau). Biết đâu ý kiến của bạn sẽ được tiếp thu, hoặc ít nhất bạn sẽ cảm thấy thanh thản vì đã dám lên tiếng.

Một lựa chọn khác: bạn có thể cân nhắc lại cách hiểu của mình về chính sách hay chỉ thị đang được ban hành. Đôi khi, vì quá sợ bị sai hay bị trách móc, chúng ta dễ tìm đến cách diễn giải “nghiêm ngặt nhất”, bóp nghẹt mọi linh hoạt – để rồi nếu có chuyện gì, ta có thể… đổ lỗi cho quy định. Điều này không có nghĩa là bạn được phép tùy tiện làm trái luật, hay lạm dụng lòng tin. Nhưng điều đó có nghĩa là: khi đứng trước một yêu cầu mà nếu hiểu theo nghĩa “máy móc” thì sẽ dẫn đến điều phi lý, hãy tìm một cách hiểu cho phép lẽ thường và sự khôn ngoan được lên tiếng.

Làm điều này có thể đòi hỏi bạn phải chủ động hơn, bởi bạn sẽ cần chịu trách nhiệm cho cách hiểu và quyết định của chính mình, thay vì trông chờ một lời chấp thuận rõ ràng từ cấp trên. Hãy nhớ rằng: đôi khi, “xin lỗi còn dễ hơn xin phép”. Và hãy tin rằng, một người quản lý tốt thường sẽ đánh giá cao những hành động thực tiễn, có lý trí, được thực hiện với thiện chí – ngay cả khi họ không thể chính thức phê duyệt nó.

Gây Ảnh Hưởng: Tác Động Gián Tiếp

Bên cạnh những việc nằm trong phạm vi trách nhiệm trực tiếp của bạn, còn rất nhiều điều khác mà bạn gần như không có quyền kiểm soát một cách chính thức. Trớ trêu thay, chính những thứ tôi không thể kiểm soát mới thường là thứ ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến cảm nhận của tôi về công việc.

Bước đầu tiên để đối mặt hiệu quả với những điều này là chấp nhận một sự thật đơn giản: bạn không thể quyết định thay cho người khác về những vấn đề ấy, bạn chỉ có thể hy vọng tạo ra một mức độ ảnh hưởng nhất định. Và bước kế tiếp, chính là gây ảnh hưởng – một việc thuộc về nghệ thuật nhiều hơn là khoa học. Nguyên tắc cốt lõi nhất cần ghi nhớ khi muốn tạo ra ảnh hưởng, đó là: con người là điều quan trọng nhất, và vì vậy, bạn phải hành xử như thể họ thật sự quan trọng. Đúng, có ý tưởng hay và lập luận thuyết phục là điều tốt. Nhưng cuối cùng, trong bất cứ tổ chức nào, quyết định vẫn là do con người đưa ra.

Vì thế, mỗi khi muốn ảnh hưởng đến một quyết định cụ thể, tôi luôn cố gắng cân bằng giữa mức độ “chiến đấu” để bảo vệ quan điểm của mình và một thước đo thực tế hơn của ảnh hưởng: liệu người đối diện – những người không có nghĩa vụ phải nghe bạn – có muốn tiếp tục lắng nghe bạn nói hay không? “Lắng nghe” ở đây không phải là họ gật đầu cho có, hay lịch sự cảm ơn bạn vì sự “thẳng thắn” rồi không làm gì cả. Mà là thật sự suy nghĩ về điều bạn nói, và cân nhắc nghiêm túc việc đưa đề xuất của bạn vào quyết định của họ.

Vì chúng ta đang nói đến những quyết định nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp, nên nếu người ra quyết định không muốn nghe bạn nói nữa – vì những va chạm từ lần trước – thì bạn sẽ không còn chút ảnh hưởng nào nữa. Và vì vậy, rất ít cuộc tranh luận nào đáng để đánh đổi một mối quan hệ vẫn còn giữ được sự hợp tác. Dựa trên nguyên tắc ấy, tôi luôn ghi nhớ một vài điều sau đây để nuôi dưỡng sức ảnh hưởng:

Lòng tin cần thời gian.
Lòng tin là nguyên liệu quan trọng nhất để xây dựng ảnh hưởng. Đừng trông chờ sẽ có được lòng tin chỉ qua vài cuộc trò chuyện, hay bằng một thái độ “thành thật nửa vời.” Nhất là trong những môi trường đậm chất hành chính – lòng tin chỉ được vun đắp từ sự kiên định, chân thành, và có thể dựa vào. Không chỉ là trong những cuộc tiếp xúc trực tiếp, mà còn qua cách người khác quan sát bạn xử lý những công việc thường nhật – những thứ bạn có thể kiểm soát.

Trớ trêu thay, đôi khi những việc lớn lao và mang tính định hướng của bạn lại không được để tâm bằng những việc hành chính nhỏ nhặt – như cái biểu mẫu nọ có nộp đúng hạn không – bởi vì những việc nhỏ dễ đo lường hơn, dễ thấy hơn. Dù bạn đang làm việc gì, hãy biết rằng có thể người khác vẫn đang quan sát, ngay cả khi bạn không hề hay biết – đó là lý do nữa để bạn luôn làm tốt những điều nhỏ nhặt mỗi ngày.

Hãy là người khiến công việc của người khác nhẹ nhàng hơn.

Thường thì, để giúp một ai đó làm việc dễ hơn, bạn không cần bỏ ra thêm bao nhiêu công sức. Vậy bạn nghĩ ai là người mà một người ra quyết định muốn nghe theo: 1) người thường xuyên trễ hạn mấy việc giấy tờ lặt vặt nhưng bắt buộc, hay 2) người luôn âm thầm hoàn tất mọi thủ tục mà chẳng cần nhắc?

“Đừng than phiền; đừng biện minh”… và nhất là, đừng bao giờ than phiền về những điều thuộc trách nhiệm của bạn.

Câu nói “Never complain; never explain” (Đừng than phiền; đừng giải thích) là một lời khuyên cực kỳ giá trị – đặc biệt là trong môi trường hành chính, nơi mọi người dễ sa vào cái vòng lặp của việc rủ nhau than phiền về những phần công việc mà ai cũng ghét. Một chút trút bầu tâm sự là điều có thể hiểu được – nhưng nên hạn chế tối đa, và gần như tránh hẳn trong các cuộc trò chuyện với cấp trên. Thật ra, người quản lý của bạn có lẽ cũng đã nghe đi nghe lại những lời phàn nàn đó từ năm người đồng nghiệp trước bạn, mà chẳng ai trong số đó đưa ra được giải pháp nào. Hãy là người biết cảm thông mà không cần than phiền. Hãy mở rộng chủ đề giao tiếp, để bạn có thể nói chuyện được với nhiều kiểu người khác nhau.

Nếu buộc phải than phiền, hãy là người luôn gắn lời phàn nàn với một đề xuất tích cực. Và quan trọng nhất: đừng bao giờ than phiền về những gì là nhiệm vụ của chính mình.
Ví dụ, là một giáo viên, tôi không nên than rằng học trò của mình thiếu động lực – bởi vì truyền cảm hứng chính là một phần công việc của tôi. Than như vậy chẳng khác gì tự buộc tội chính mình.

“Đừng tỏ ra quá tài giỏi, cũng đừng nói năng quá khôn ngoan.”

Gần như toàn bộ bài thơ “If” là lời khuyên tuyệt vời cho cuộc sống, nhưng câu này đặc biệt quan trọng mỗi khi bạn trình bày một ý tưởng. Nếu bạn thể hiện quan điểm theo cách khiến người khác cảm thấy như thể “chỉ kẻ ngốc mới không đồng tình với tôi,” thì bạn đang tự đẩy mình vào thế đối đầu.

Ngay cả khi bạn có một ý tưởng thực sự xuất sắc, thái độ kiêu ngạo luôn là thứ khiến người khác mất thiện cảm. Và cũng rất có thể, ý tưởng của bạn vẫn còn nhiều chỗ có thể cải thiện. Một chút khiêm nhường là điều cần thiết và nên được thể hiện rõ ràng.

Mỗi vị trí, một ưu tiên – và đó là điều hoàn toàn tự nhiên.

Một trong những nỗi nản lòng thường gặp khi bạn cố gắng tác động đến một quyết định có ý nghĩa sống còn với công việc của mình, là nhận ra rằng điều đó lại không hề nằm trong danh sách ưu tiên hàng đầu của người khác. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đang cố gắng truyền đạt với cấp trên về ảnh hưởng của một quyết định, hay cách làm hiện tại, lên sứ mệnh cốt lõi của bạn. Không ít lần, tôi đã phải sửng sốt khi nhận ra rằng cấp trên của mình chưa từng suy nghĩ nhiều về những điều ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tôi hoàn thành những trách nhiệm chính yếu.

Thế nhưng, càng trải nghiệm, tôi càng thấu hiểu rằng điều đó là hoàn toàn hợp lý và cần thiết. Ngay cả khi những ưu tiên của tôi là chính đáng và rõ ràng, thì chỉ có người thực sự ở vị trí của tôi mới có thể thấy mọi chuyện giống như tôi. Và cũng không nên quá bất ngờ khi những người ở vị trí gần giống bạn cũng không nhất thiết sẽ đánh giá mọi chuyện quan trọng như bạn đang đánh giá.
Thay vì vội quy kết rằng họ thờ ơ hay thiếu năng lực vì không lập tức nhìn ra tầm quan trọng của vấn đề, hãy chuẩn bị để giải thích vì sao điều đó quan trọng. Tốt hơn nữa, hãy giải thích trong bối cảnh các ưu tiên của họ. Việc cân nhắc đến những ưu tiên của người khác cũng là cách để bạn tự kiểm tra: liệu họ có phải là người phù hợp để bạn tìm đến cho vấn đề này hay không? Nếu mối quan tâm của bạn chẳng liên quan gì đến ưu tiên của họ, hãy tìm một người mà điều đó lại chính là mối bận tâm.

Không chỉ cần biết nên nói với ai – mà còn phải biết khi nào nên nói.
Như đã chia sẻ ở trên, hiểu rõ các ưu tiên của người khác sẽ giúp bạn xác định được ai là người nên trao đổi. Nhưng thời điểm và không gian cũng quan trọng không kém. Hãy tự hỏi: nếu bạn là người đang có quá nhiều thứ trong đầu, liệu bạn sẽ dễ tiếp nhận một vấn đề quan trọng – nhưng chưa nằm trong suy nghĩ của mình – vào lúc nào?

Hãy nghĩ đến bản chất con người. Trong môi trường làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu, bạn có thể loại ngay những thời điểm sau: sáng thứ Hai – khi mọi người vừa quay lại guồng công việc và còn bối rối – và chiều thứ Sáu – khi ai cũng chỉ mong gói gọn lại mọi thứ để bước vào cuối tuần. Ngoài những thời điểm ấy, hãy tinh ý quan sát thái độ, giọng nói, ánh mắt của họ trước khi bắt đầu chia sẻ “ý tưởng lớn” của bạn.

Bên cạnh đó, hãy lưu tâm đến không gian của cuộc trò chuyện. Nếu bạn đưa ra một câu hỏi mang tính chất quan trọng, sâu sắc, về một chính sách khiến bạn thật sự quan tâm – mà lại giữa đám đông – thì thường không mang lại kết quả tốt. Việc này không chỉ khiến những người không quá để tâm tới vấn đề cảm thấy khó chịu, mà còn khiến họ ít sẵn lòng lắng nghe bạn ở những lần sau, dù chủ đề có khác đi. Và điều quan trọng hơn nữa, nó có thể đẩy cấp trên của bạn vào thế phải đưa ra phản hồi dè dặt và giới hạn hơn so với một cuộc trao đổi riêng tư, nơi cả hai có thể đi sâu vào chi tiết và dễ dàng thỏa hiệp. Vì vậy, hãy ưu tiên những cuộc trò chuyện riêng hoặc trong nhóm nhỏ – nơi sự thấu hiểu và đồng thuận có cơ hội được nảy nở – thay vì “diễn thuyết” trước đám đông.

Lời kết

Sẽ có những ngày mà bạn – và cả tôi – cảm thấy khó mà nhìn ra giá trị của việc là một phần trong bộ máy hành chính. Nhưng tôi hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn thấy được phần nào sự thực tế, hữu ích và truyền cảm hứng. Làm việc trong guồng máy quan liêu không mấy khi mang lại những khoảnh khắc “hào hùng” rõ nét, nhưng những nỗ lực âm thầm, bền bỉ và chất lượng mỗi ngày – từng chút một – vẫn góp phần tạo nên sự khác biệt.

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của một cá nhân trong việc cải thiện cả một hệ thống, dù lớn đến đâu. Khi bạn thay đổi guồng máy bằng chính hiệu quả công việc hàng ngày của mình, bạn đang tạo ra hiệu ứng cộng hưởng – không chỉ tăng thêm cảm giác mãn nguyện trong bản thân, mà còn lan tỏa ảnh hưởng tích cực từ bạn, và từ tổ chức, đến những người xung quanh.

Stephen Fortenberry là người chồng hạnh phúc của một người vợ tuyệt vời tên Kelli, và là cha của ba cậu con trai đáng yêu. Sau nhiều năm làm kỹ sư cho một tập đoàn lớn, anh đã rẽ hướng để trở thành giáo viên dạy toán trung học. Hiện anh vừa hoàn thành năm thứ sáu trong ngành giáo dục công lập – và chưa bao giờ cảm thấy lựa chọn này lại đúng đắn đến vậy. Ngoài công việc, anh yêu thích chạy bộ, tập tạ, làm vườn, đóng đồ gỗ, chơi golf và cùng con trai cả (Christopher) tham gia các hoạt động Hướng đạo. 

Nguồn: How to Keep Your Head (and Even Thrive) in a Bureaucracy