Làm sao để làm việc hiệu quả mà không kiệt sức: 8 bí quyết đã được chứng minh

Sự thật là: bạn thường không cần ai chỉ cho mình cách làm việc. Bạn biết rõ mình phải làm gì. Ngồi xuống và hoàn thành công việc. Nhưng bạn lại không làm. Vì sao?

Thường thì vấn đề không nằm ở nhiệm vụ, mà ở cảm xúc.

Điều gì thực sự cản trở bạn?

• “Mình sợ.”
• “Bây giờ chẳng có tâm trạng.”
• “Chán quá, chẳng muốn làm.”

Đó đều là cảm xúc. Và nếu không đối diện với chúng, thì dù có bao nhiêu mẹo vặt về năng suất, danh sách việc cần làm của bạn vẫn sẽ dài dằng dặc.

Hệ thống làm việc hiệu quả nhất chính là hệ thống mà bạn có thể duy trì lâu dài. Nếu nó khiến bạn kiệt sức và chán nản, thì sớm muộn gì bạn cũng sẽ bỏ cuộc. Thế nên, có cách nào để làm việc tốt hơn mà không cần biến mình thành Siri hay Hal 9000?

Câu trả lời từ các chuyên gia và nghiên cứu là: Có. Hãy cùng khám phá nhé…

Bắt đầu ngày mới với một tâm trạng vui vẻ

Tiếng chuông báo thức không nên là tín hiệu cho một ngày đầy áp lực bắt đầu.

Vậy nên, hãy tự nuông chiều bản thân một chút vào buổi sáng. Hãy dành thời gian cho những gì khiến bạn cảm thấy vui vẻ: một chương trình yêu thích, vài phút chơi game, một bữa sáng ngon lành – bất cứ thứ gì.

Nghiên cứu cho thấy tâm trạng buổi sáng ảnh hưởng rất lớn đến năng suất cả ngày:

Các nhà nghiên cứu phát hiện rằng tâm trạng của nhân viên khi bắt đầu ca làm việc sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận của họ trong suốt cả ngày. Nó tác động đến cách họ nhìn nhận khách hàng, cách họ phản ứng với tâm trạng của khách, và quan trọng nhất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc – cả về số lượng lẫn chất lượng công việc họ hoàn thành.

Bạn sẽ không bao giờ làm việc hiệu quả như mong muốn nếu không dành một chút thời gian để cải thiện buổi sáng của mình.

Bây giờ, bạn đã có một khởi đầu tích cực. Nhưng làm thế nào để có thêm ý tưởng sáng tạo mà không cần phải trải qua một quy trình động não gồm 27 bước phức tạp như máy móc?

Tin vui là có một cách đơn giản, thú vị và cực kỳ dễ chịu…

Sáng tạo từ những khoảnh khắc thư giãn

Nghiên cứu cho thấy trạng thái thư giãn có mối liên hệ chặt chẽ với sự sáng tạo. Và khoảng thời gian thư giãn nhất trong ngày của hầu hết mọi người là gì? Chính là lúc tắm buổi sáng.

Scott Barry Kaufman, giáo sư tại Đại học Pennsylvania, phát hiện rằng có đến 72% số người nảy ra ý tưởng mới khi tắm – thậm chí còn nhiều hơn khi họ đang làm việc. Ông chia sẻ:

“Chúng tôi thực hiện một nghiên cứu quốc tế và phát hiện rằng nhiều người báo cáo rằng họ có những ý tưởng tuyệt vời trong phòng tắm hơn là tại nơi làm việc. Điều này có vẻ hơi kỳ quặc, nhưng rõ ràng trạng thái thư giãn có lợi cho sự sáng tạo.”

Vậy nên, hãy bước vào phòng tắm không chỉ với xà phòng, mà cả với một vấn đề cần suy ngẫm. Đây là thời điểm mà não bộ của bạn hoạt động sáng tạo nhất – đừng lãng phí nó.

Chú vịt cao su của bạn có thể chính là nguồn cảm hứng bất ngờ! Nhưng khi quay trở lại bàn làm việc, đôi khi những cảm xúc tiêu cực lại kéo bạn chùng xuống. Tâm trí bạn có thể bị mắc kẹt trong những lo lắng cứ lặp đi lặp lại như một bài hát không thể dứt ra được.

Hiện tượng này rất phổ biến. Và may mắn là, có cách giải quyết…

Đóng vòng lặp để xóa bỏ lo âu

Các nhà nghiên cứu gọi hiện tượng này là hiệu ứng Zeigarnik. Nhưng không ai muốn xoắn lưỡi để phát âm cái tên đó, nên bạn và tôi cứ gọi nó là “Trời ơi, làm ơn cho con hết lo lắng đi!”

Khi bạn có một việc cần làm nhưng chưa động tay vào, não bộ sẽ liên tục réo gọi bạn như một ứng dụng điện thoại phiền phức không ngừng gửi thông báo.

Và tin xấu là—nó còn tệ hơn bạn nghĩ. Những lo lắng dai dẳng không chỉ gây stress mà còn khiến bạn kém thông minh hơn.

Năm nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi một mục tiêu chưa được hoàn thành, nó sẽ cản trở các nhiệm vụ đòi hỏi khả năng điều hành não bộ. Trong một số thử nghiệm, những người có mục tiêu chưa hoàn thành gặp khó khăn hơn trong việc giải quyết vấn đề và kiểm soát sự bốc đồng.

Vậy làm sao để dọn sạch tâm trí? Hãy viết xuống nỗi lo của bạn kèm theo một kế hoạch ngắn gọn để giải quyết nó.

Một khi bạn đã làm điều này, não bộ sẽ tự động thư giãn. Nó đóng vòng lặp, kết thúc hiệu ứng Zeigarnik:

Khi bạn cam kết thực hiện một kế hoạch cụ thể, không chỉ mục tiêu trở nên khả thi hơn mà bạn còn giải phóng bộ nhớ não bộ cho những việc khác. Một khi kế hoạch được đặt ra, áp lực về mục tiêu sẽ tạm lắng xuống và chỉ quay lại vào thời điểm cần thiết.

Giờ đây, bạn đã nhẹ nhõm, sáng tạo và đầu óc thông suốt. Nhưng còn công việc trước mặt—cái nhiệm vụ mà bạn chẳng hề muốn động vào thì sao? Làm sao để có động lực khi bạn hoàn toàn không có chút hứng thú nào?

Biến những nhiệm vụ khó chịu thành của riêng bạn

Dan Pink, tác giả cuốn sách "Drive: Sự thật bất ngờ về điều thúc đẩy chúng ta", cho biết một trong những yếu tố quan trọng nhất của động lực là cảm giác được tự chủ.

Ông viết:

Hãy nghĩ về những nghệ sĩ vĩ đại của thế kỷ trước như Picasso, Georgia O’Keeffe hay Jackson Pollock… Không ai bảo họ: “Anh phải vẽ kiểu tranh này. Anh phải bắt đầu làm việc đúng 8:30 sáng. Anh phải hợp tác với những người chúng tôi chọn. Và anh phải vẽ theo cách này.” Nghe thật vô lý, đúng không?

Vậy nên, trước khi lao vào một nhiệm vụ khó chịu, hãy dành năm phút để biến nó thành của riêng bạn. Đừng chỉ làm theo quy trình cứng nhắc—hãy suy nghĩ xem bạn có thể làm nó theo cách nào thú vị hơn.

• Bạn có thể biến nó thành một thử thách cá nhân không?
• Bạn có thể tận dụng thế mạnh của mình để thực hiện nó theo cách sáng tạo hơn không?
• Bạn có thể biến nó thành một trò chơi, một trải nghiệm thú vị hay một cơ hội để học hỏi điều gì mới không?

Càng đưa bản thân vào công việc, bạn càng có động lực để hoàn thành nó.

Giờ thì nỗi sợ hãi đã không còn. Nhưng vẫn có một kẻ thù nữa: sự trì hoãn. Dù đã biến nhiệm vụ thành của riêng mình, bạn vẫn có thể cảm thấy choáng ngợp, sợ hãi hoặc thiếu tự tin để bắt tay vào làm.

Làm thế nào để dẹp bỏ những cảm giác đó, giải phóng toàn bộ năng lượng và tạo ra năng suất đột phá?

Phá vỡ vòng luẩn quẩn của sự trì hoãn

Bất cứ điều gì giúp bạn cảm thấy mình kiểm soát được tình huống—dù thực tế có đúng như vậy hay không—đều có thể giảm đáng kể mức độ căng thẳng.

Trong cuốn sách Your Brain at Work, các nhà khoa học đã phát hiện ra rằng:

Steve Maier, nhà nghiên cứu tại Đại học Boulder, Colorado, nhận thấy rằng mức độ kiểm soát mà một sinh vật có đối với tác nhân gây căng thẳng sẽ quyết định tác nhân đó ảnh hưởng đến nó như thế nào. Càng cảm thấy mình làm chủ được tình hình, chúng ta càng ít bị tổn hại bởi stress.

Không chỉ nghiên cứu khoa học, mà cả phi hành gia, đặc nhiệm và samurai đều đồng tình: sự bình tĩnh và kiểm soát có thể giúp bạn bớt lo lắng khi đối diện với một nhiệm vụ khó khăn.

Vậy làm thế nào để nhanh chóng lấy lại cảm giác làm chủ ấy?

David Allen, tác giả hệ thống quản lý công việc "Getting Things Done", cho rằng sự căng thẳng đến từ việc các dự án trông quá lớn và đáng sợ. Vì thế, cách đơn giản nhất để vượt qua sự trì hoãn là chia nhỏ nhiệm vụ thành những bước thật nhỏ, thật dễ dàng.

Trong cuốn Getting Things Done, ông viết:

Việc định hình công việc của bạn bao gồm: dọn dẹp hộp thư đến, sắp xếp lại ghi chú cuộc họp, và phân rã các dự án lớn thành những bước hành động cụ thể.

Hãy thử tưởng tượng: Genghis Khan chắc chắn không ghi trong danh sách việc cần làm của mình là “Nhớ chinh phục châu Á vào ngày mai”. Nghe mà choáng. Quá to lớn.

Có lẽ trên bàn ông ta chỉ có một tờ giấy nhỏ ghi: “Đánh tan bộ tộc bên cạnh trước đã.” Xong bộ tộc này, rồi đến bộ tộc tiếp theo. Cứ thế mà đi, cuối cùng thì… cả châu lục nằm trong tay.

Giờ bạn đã chế ngự được những cảm giác tiêu cực cản trở công việc. Nhưng làm sao để tăng cường cảm xúc tích cực, để không chỉ làm việc mà còn làm việc với niềm vui?

Hãy nhìn thấy sự tiến bộ của chính mình

Chắc bạn có một danh sách “Việc cần làm” (To-do list), nhưng liệu bạn đã có một danh sách “Những việc đã làm”(Did-it list) chưa?

Josh Kaufman, tác giả của The Personal MBA, nói rằng việc nhìn thấy tiến trình của bản thân là một yếu tố quan trọng. Và nghiên cứu của Teresa Amabile tại Harvard cũng cho thấy:

Yếu tố tạo động lực mạnh mẽ nhất chính là sự tiến bộ trong công việc có ý nghĩa. Ngược lại, điều khiến chúng ta mất tinh thần nhất là cảm giác bị mắc kẹt, không thấy sự tiến triển.

Vậy nên, hãy giữ một danh sách những việc bạn đã hoàn thành trong ngày ở một nơi dễ nhìn thấy. Đó chính là tinh chất cô đặc của động lực.

Bạn có thể nghĩ: “Mình biết mình đã làm gì mà, cần gì phải viết ra?” Nhưng không, chỉ biết là chưa đủ. Bạn phải viết nó xuống.

Nghiên cứu về hạnh phúc đã chỉ ra rằng: khi bạn ghi lại những điều khiến bạn vui vẻ, chúng sẽ có tác động mạnh hơn nhiều.

Bạn có thể làm tất cả những điều này—nhưng vẫn cảm thấy mình chưa đủ hiệu quả, chưa đủ năng suất. Và điều đó có thể khiến bạn chán nản, thất vọng về bản thân. Làm sao để những cảm xúc tiêu cực này không kéo bạn trở lại vòng xoáy của sự trì hoãn?

Sự tha thứ giúp bạn tiến bước

Khi bạn không hoàn thành hết những gì mình đặt ra, phản ứng thường gặp nhất là tự trách móc. Nhưng hãy nhớ rằng: cảm xúc và năng suất làm việc có mối liên hệ mật thiết. Và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cứ mãi dằn vặt bản thân?

Chắc chắn nó sẽ khiến bạn càng khó hoàn thành công việc hơn.

Tha thứ cho chính mình giống như một liều thuốc kỳ diệu. Nhiều người lo sợ rằng nếu buông lỏng, mình sẽ trở nên lười biếng. Nhưng thực tế, nghiên cứu cho thấy sự tự tha thứ giúp giảm trì hoãn, tăng khả năng sáng tạo và cải thiện khả năng kiểm soát bản thân.

Vậy làm thế nào để bạn có thể đối xử với chính mình một cách nhân ái hơn? Rất đơn giản. Hãy nói với bản thân như cách bạn nói với một người bạn thân đang cảm thấy chán nản vì không đủ năng suất.

Kristin Neff, giáo sư tại Đại học Texas, Austin, giải thích:

Một cách dễ dàng để thực hành lòng trắc ẩn với bản thân là tự hỏi: “Nếu bây giờ có một người bạn thân đang trải qua chính xác những gì mình đang trải qua, mình sẽ nói gì với họ?” Hãy dành cho chính mình sự ấm áp, thấu hiểu, động viên và khích lệ—giống như cách bạn thường làm với người khác.

Hãy tử tế với bản thân ngay cả khi bạn mắc sai lầm. Bạn không chỉ cảm thấy tốt hơn, mà còn làm việc hiệu quả hơn.

Tóm lại...

Làm sao để năng suất mà không biến thành một cỗ máy vô hồn?

✔ Bắt đầu ngày mới với tâm trạng vui vẻ: Cách bạn bắt đầu buổi sáng sẽ ảnh hưởng đến cả ngày dài. Một chút niềm vui đầu ngày có thể giúp bạn làm việc tốt hơn.

✔ Tắm gội để kích thích sáng tạo: Mang theo một vấn đề vào phòng tắm, bước ra với một giải pháp.

✔ Đóng lại những vòng lặp lo lắng: Hãy viết ra kế hoạch để làm chủ những suy nghĩ đang ám ảnh bạn.

✔ Biến những công việc nhàm chán thành của riêng bạn: Khi bạn đặt dấu ấn cá nhân vào công việc, bạn sẽ có động lực hơn.

✔ Đập tan sự trì hoãn: Chia nhỏ nhiệm vụ ra thành những phần dễ dàng hơn—hãy chinh phục từng bước một như cách Genghis Khan chinh phục châu Á.

✔ Ghi lại những gì bạn đã làm được: Đặt danh sách “Việc đã hoàn thành” cạnh danh sách “Việc cần làm” để tiếp thêm động lực.

✔ Học cách tha thứ cho chính mình: Việc tự trách móc chỉ kéo bạn lùi lại. Hãy đối xử với bản thân như cách bạn đối xử với một người bạn tốt.

Và cuối cùng…

Hãy làm việc gần một người bạn siêu năng suất.

Có thể họ chẳng giúp bạn làm gì, nhưng chỉ cần ở gần họ, bạn cũng đã có thể tập trung hơn. Điều này mạnh mẽ đến mức nó còn được dùng để hỗ trợ những người mắc ADHD.

Trong cuốn Friendfluence: The Surprising Ways Friends Make Us Who We Are, Tiến sĩ David Nowell, chuyên gia thần kinh học lâm sàng, chia sẻ:

Trong điều trị ADHD, có một khái niệm gọi là “body double”. Những người dễ bị xao nhãng sẽ làm việc tốt hơn khi có một người khác ở bên cạnh, ngay cả khi người đó không huấn luyện hay hỗ trợ họ. Nếu bạn phải làm một công việc buồn tẻ hoặc khó khăn—dọn dẹp nhà cửa, sắp xếp hóa đơn thuế—hãy rủ một người bạn làm body double của mình.

Bạn sẽ không thể đạt được năng suất tối đa nếu cố gắng ép mình thành một cỗ máy.

Nếu bạn thật sự muốn hoàn thành công việc, đừng chỉ cúi đầu làm việc—hãy giữ nụ cười trên môi. 

Nguồn: This Is How To Be Productive Without Being Miserable: 8 Proven Secrets