Làm thế nào để hết lười biếng và làm được nhiều hơn – 5 bí quyết từ chuyên gia

Có những ngày, chỉ nhìn vào danh sách công việc cũng đủ khiến ta kiệt sức. Ai mà chẳng muốn biết cách vượt qua sự lười biếng để làm được nhiều hơn? Tôi chắc chắn cũng muốn câu trả lời.

Vì thế, tôi quyết định hỏi một người bạn mà tôi luôn ngưỡng mộ bởi khả năng làm việc hiệu quả đến đáng kinh ngạc. Đó là Cal Newport.

Tại sao tôi ấn tượng với anh ấy? Câu trả lời rất đơn giản. Anh ấy cực kỳ năng suất:

• Anh ấy là giáo sư toàn thời gian tại Đại học Georgetown, dạy học và gặp gỡ sinh viên.
• Viết hơn 6 bài nghiên cứu khoa học mỗi năm.
• Là tác giả của 4 cuốn sách, bao gồm “So Good They Can’t Ignore You” nổi tiếng, và đang viết cuốn thứ 5.
• Là một người chồng, một người cha, với đầy đủ trách nhiệm gia đình.
• Thường xuyên viết blog về năng suất và cách làm việc hiệu quả.
• Nhưng điều đáng nể nhất: anh ấy kết thúc công việc lúc 5:30 chiều mỗi ngày và hiếm khi làm việc cuối tuần.

Không, Cal không có siêu năng lực hay một đội ngũ 15 người hỗ trợ. Thay vì ghen tị, hãy học hỏi từ những bí quyết của anh ấy để quản lý thời gian, vượt qua sự trì hoãn, làm việc hiệu quả hơn — và kết thúc công việc lúc 5:30 chiều.

1. Danh sách công việc là “kẻ thù”. Hãy lên lịch cụ thể.

Danh sách công việc tự thân nó không hữu ích. Nó chỉ là bước khởi đầu. Bạn cần gán mỗi việc vào một khoảng thời gian cụ thể trên lịch của mình. Tại sao?

• Nó giúp bạn thực tế hơn về những gì có thể hoàn thành.
• Bạn làm công việc khi nó phù hợp nhất, thay vì chỉ theo thứ tự trong danh sách.

Nếu công việc chưa được ghi vào lịch và có giờ cụ thể, nó chỉ là một danh sách những điều mơ ước.

Cal chia sẻ:

“Lên lịch buộc bạn phải đối mặt với thực tế về thời gian mà bạn thực sự có và thời lượng các công việc sẽ mất bao lâu. Nhờ đó, bạn có thể tận dụng từng giờ rảnh trong ngày làm việc một cách hiệu quả nhất.”

Nếu không tính đến thời gian thực tế, bạn đang tự đặt mình vào thất bại.

Một số người có thể nghĩ: "Nhưng tôi thường xuyên bị gián đoạn hoặc có việc đột xuất."
Không sao — hãy thêm thời gian dự phòng vào lịch của bạn. Lịch trình không cần hoàn hảo, nhưng nếu không có kế hoạch, bạn sẽ lãng phí thời gian.

Muốn dẹp bỏ sự trì hoãn? Hãy lên lịch. Cal giải thích:

“Gán công việc vào những khung giờ nhất định giảm bớt cám dỗ trì hoãn. Bạn không còn phải quyết định xem có nên làm việc hay không, vì quyết định đó đã được đưa ra từ trước.”

Nghe có vẻ cứng nhắc và không vui? Sai rồi.

Nghiên cứu cho thấy việc lên lịch cả thời gian rảnh giúp nâng cao chất lượng cuộc sống:

“Quản lý thời gian rảnh có mối quan hệ tích cực với chất lượng cuộc sống. Không phải lượng thời gian rảnh, mà cách sử dụng thời gian ấy mới là yếu tố quyết định.”

Image:  Westend61 / Getty Images

2. Hãy giả định bạn sẽ về nhà lúc 5:30 và lên kế hoạch ngược.

Công việc sẽ chiếm hết thời gian nếu bạn để nó. Bạn cần đặt ranh giới nếu muốn cân bằng cuộc sống và công việc. Điều này không chỉ giúp bảo vệ thời gian của bạn mà còn buộc bạn phải làm việc hiệu quả hơn.

Cal gọi đây là “năng suất lịch trình cố định”:

“Hãy thiết lập lịch trình lý tưởng, sau đó làm việc ngược lại để đảm bảo mọi thứ phù hợp — cắt giảm những nghĩa vụ không cần thiết, từ chối lời mời, trở nên khó tiếp cận hơn, và loại bỏ những việc kém hiệu quả.”

Nghiên cứu chỉ ra rằng việc cảm thấy mình kiểm soát được lịch trình sẽ giúp bạn tránh kiệt sức:

“Bất cứ điều gì tăng cảm giác kiểm soát một tình huống, dù thực tế bạn có kiểm soát được hay không, đều có thể giảm căng thẳng.”

Bạn đã vạch ra giới hạn và lên kế hoạch ngược lại, dành thời gian cho từng công việc. Nhưng làm thế nào để xử lý những dự án dài hạn?

3. Lập kế hoạch cho cả tuần

Bạn đồng ý chứ? Thế giới này không cần thêm những suy nghĩ ngắn hạn.

Chỉ chăm chăm vào việc hôm nay mà không nghĩ đến ngày mai sẽ không bao giờ giúp bạn tiến xa hơn.

Làm thế nào để viết sách, giảng dạy, gặp gỡ sinh viên, nghiên cứu, và làm tròn bổn phận của một người cha, người chồng? Bí quyết chính là lập kế hoạch cho cả tuần.

Cal chia sẻ:

“Hầu hết mọi người không nhìn xa hơn về thời gian và lịch trình của mình. Tôi biết chính xác mỗi ngày tôi làm gì vào từng giờ. Tôi biết mỗi tuần tôi cần hoàn thành những việc gì và cả mỗi tháng nữa.”

Bạn thấy phiền phức? Có vẻ quá tải? Thực ra, điều này đơn giản hơn bạn nghĩ. Bí quyết là gì?

Chỉ cần dành một giờ vào sáng thứ Hai. Đây là cách Cal làm:

“Mỗi sáng thứ Hai, tôi lập kế hoạch cho tuần. Tôi rà soát hộp thư, danh sách việc cần làm, lịch làm việc, và chọn ra những công việc tốt nhất để hoàn thành mỗi ngày trong tuần đó. Tôi viết ra kế hoạch và gửi email cho chính mình. Hộp thư là nơi tôi nhìn thấy hàng ngày và sẽ được nhắc nhở nhiều lần.”

Cal nói đúng. Nghiên cứu chỉ ra rằng bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn khi có kế hoạch.

Một nghiên cứu cho thấy, thời gian của các CEO dành cho các hoạt động có kế hoạch giúp tăng doanh thu công ty. Điều này không có nghĩa bạn phải tham gia thật nhiều cuộc họp, mà là việc dành thời gian một cách có tổ chức sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

Đừng chỉ liệt kê mọi thứ trong đầu. Viết ra. Nhiều nghiên cứu chứng minh rằng việc ghi chép giúp bạn cam kết và hoàn thành công việc tốt hơn.

4. Làm ít việc hơn, nhưng làm xuất sắc

Bạn có thể nghĩ: “Tôi có quá nhiều việc phải làm, làm sao mà hoàn thành trong ngần ấy thời gian?”

Cal đồng ý rằng điều này có thể đúng. Nhưng giải pháp không phải là làm việc đến tận 10 giờ đêm.

Bạn cần làm ít việc hơn. Không phải mọi thứ đều quan trọng. Vấn đề là bạn nói “có” quá nhiều.

Hãy tự hỏi: “Điều gì thực sự tạo giá trị cho cuộc sống của tôi?” Sau đó, loại bỏ càng nhiều việc không cần thiết càng tốt.

Cal khuyên:

“Bạn được đánh giá qua những gì bạn làm tốt nhất. Vì vậy, nếu muốn thành công, bạn nên làm ít việc hơn, nhưng làm chúng thật xuất sắc. Mọi người thường đồng ý quá nhiều. Tôi nói ‘không’ với hầu hết mọi thứ. Tôi loại bỏ hoặc tránh xa những công việc không mang lại giá trị.”

Cảm giác không có thời gian chỉ là ảo giác. Theo nghiên cứu của John Robinson – chuyên gia hàng đầu về cách sử dụng thời gian – chúng ta thực ra có nhiều thời gian rảnh hơn bao giờ hết.

Vậy tại sao bạn vẫn cảm thấy bận rộn? Vì thời gian của bạn bị chia nhỏ bởi những công việc lặt vặt, tốn thời gian nhưng không giá trị.

Hãy làm ít việc hơn — và làm chúng thật tuyệt vời.

5. Giảm bớt những công việc “nông cạn,” tập trung vào việc “sâu sắc”

Không phải tất cả các công việc đều có giá trị như nhau. Cal phân loại công việc thành hai loại: nông cạn và sâu sắc.

• Công việc nông cạn: Những việc lặt vặt như email, họp hành, hoặc sắp xếp thông tin. Chúng không thực sự sử dụng đến tài năng của bạn.
• Công việc sâu sắc: Những công việc đẩy bạn đến giới hạn khả năng của mình, tạo ra kết quả giá trị cao và cải thiện kỹ năng.

Vấn đề là gì? Hầu hết chúng ta đang “chìm đắm trong những công việc nông cạn.”

Cal chia sẻ:

“Những người bận rộn nhất thường làm được ít việc có ý nghĩa hơn so với những người biết dừng công việc lúc 5 giờ chiều mỗi ngày. Nguyên nhân là vì công việc của họ ngập tràn những việc nông cạn: trả lời tin nhắn, sắp xếp thông tin, trở thành một ‘trạm trung chuyển’ kết nối mọi thứ. Những việc này vừa tốn thời gian lại ít giá trị.”

Không ai trong lịch sử từng trở thành CEO chỉ vì trả lời email nhanh hơn hay tham dự nhiều cuộc họp hơn.

Cal nói đúng: Công việc nông cạn chỉ giúp bạn không bị sa thải, nhưng công việc sâu sắc mới đưa bạn đến thành công.

Dành cho bản thân những khoảng thời gian không bị gián đoạn để tạo ra giá trị

Làm thế nào để bắt đầu?

Hãy ngừng việc kiểm tra email ngay khi vừa mở mắt. Tim Ferriss, tác giả cuốn sách nổi tiếng toàn cầu “Tuần làm việc 4 giờ”, khuyên rằng:

“Hãy cố gắng, nếu có thể, đừng kiểm tra email trong một hoặc hai giờ đầu tiên trong ngày. Điều này nghe có vẻ khó tin với nhiều người. Họ sẽ nghĩ: ‘Làm sao tôi có thể làm thế? Tôi cần kiểm tra email để có thông tin xử lý các công việc quan trọng nhất của mình.’”

Bạn sẽ bất ngờ nhận ra rằng điều đó hiếm khi cần thiết. Có thể bạn cần vào email để hoàn thành 100% công việc quan trọng nhất, nhưng liệu bạn có thể xử lý 80% hoặc 90% công việc trước khi bước vào Gmail và để tâm trí bị cuốn vào những cảm giác hỗn loạn: từ sự phấn khích do dopamine đến nỗi hoảng loạn bởi cortisol? Câu trả lời là: Hoàn toàn có thể.

Tóm lại

Dưới đây là 5 bí quyết vàng từ Cal:

1. Danh sách việc cần làm là một chiếc bẫy. Hãy lập lịch trình cụ thể cho mọi thứ.
2. Luôn giả định rằng bạn sẽ kết thúc công việc lúc 5:30 và lập kế hoạch ngược lại từ đó.
3. Lên kế hoạch chi tiết cho cả tuần.
4. Chỉ làm ít việc thôi, nhưng hãy làm chúng một cách xuất sắc.
5. Giảm bớt những công việc nông cạn, tập trung vào những việc sâu sắc, giá trị.

Lịch trình và kế hoạch nghe có vẻ khô khan và máy móc, nhưng kết quả lại hoàn toàn ngược lại.

Bạn sẽ bớt căng thẳng, có thêm thời gian cho gia đình và bạn bè, đồng thời tạo ra những giá trị khiến bạn tự hào.

Cal chia sẻ:

“Công việc trí óc thực chất cũng giống như một người thợ thủ công. Chỉ khác ở chỗ thay vì chạm khắc gỗ, bạn đang chạm khắc thông tin. Bạn sáng tạo ý tưởng. Bạn mài giũa kiến thức từ những nguyên liệu thô. Và càng suy nghĩ như một người thợ thủ công, bạn sẽ càng cảm thấy hạnh phúc, mãn nguyện hơn, chưa kể đến việc thành công hơn.”

Thế giới công sở chắc chắn sẽ tuyệt vời hơn nếu có ít “cỗ máy văn phòng” và nhiều hơn những người thợ thủ công đầy tự hào.

Nguồn: https://bakadesuyo.com/2014/08/how-to-stop-being-lazy/