Sức mạnh của việc làm mỗi lúc một việc

Sự xao nhãng ở khắp nơi. Email nhảy lên khi bạn đang cố hoàn thành một nhiệm vụ. Bạn chợt nhớ rằng mình sắp đến hạn nộp thuế, trong khi đang chạy nước rút với một bản báo cáo. Ta thường có cảm giác rằng mình nên làm hàng tá việc cùng lúc. Thế là ta bị cuốn vào việc đa nhiệm — vừa trả lời email, vừa lướt mạng xã hội, lại còn cố gắng nghe một bài thuyết trình.

Nhưng não ta không vận hành như vậy. Nhiều nghiên cứu đã phân tích hiệu suất nhận thức của những người thường xuyên đa nhiệm với các phương tiện truyền thông (Ophir, Nass và Wagner 2009; Uncapher và Wagner 2018). Họ là những người quen làm việc trong môi trường đầy xao nhãng — luôn dán mắt vào điện thoại khi đang đọc tài liệu trên máy tính và bật nhạc ầm ĩ. Những người này tin rằng họ làm việc hiệu quả hơn người chỉ tập trung vào một việc, nhưng thực tế lại không phải vậy. Đa nhiệm khiến họ kém hiệu quả hơn.

Huyền Thoại Về Đa Nhiệm

Vấn đề là não bộ không thể xử lý hai tác vụ đòi hỏi tư duy cùng lúc. Các nghiên cứu cho thấy não ta có một “nút thắt cổ chai nhận thức”, được mô tả lần đầu bởi Pashler (1992). Về cơ bản, não hoạt động theo vòng lặp thấy – nghĩ – làm. Đầu tiên là thấy (giai đoạn tiếp nhận thông tin), rồi xử lý – suy nghĩ và quyết định (giai đoạn xử lý trung tâm), cuối cùng là hành động – viết một câu, hay nhặt một món đồ (giai đoạn vận động). Nhưng não ta chỉ xử lý được một giai đoạn tư duy tại một thời điểm. Bạn có thể ngồi canh phòng chờ trong lúc viết báo cáo, hay đi bộ mà vẫn suy nghĩ vấn đề, nhưng bạn không thể vừa trả lời email vừa theo dõi và thực sự hiểu bài thuyết trình.

Khi cố gắng đa nhiệm, não bạn chỉ đơn giản là chuyển qua lại giữa các giai đoạn tư duy của từng việc, không thể làm hai việc cùng lúc (Lee và Chabris, 2013). Khi bạn cố làm hai việc đòi hỏi sự suy nghĩ, não chỉ nhảy qua lại mà không thực sự tập trung vào việc nào, dẫn đến sai sót. Cuộc họp kết thúc, bạn bỏ lỡ nửa nội dung, và email thì sai đầy lỗi.

Đa nhiệm còn làm “hao mòn” trí nhớ làm việc – vốn có giới hạn. Một nghiên cứu của Colom và cộng sự (2010) cho thấy người có trí nhớ làm việc tốt thì đa nhiệm giỏi hơn. Nhưng ngay cả họ cũng sẽ hiệu quả hơn nếu tập trung toàn bộ sự chú ý vào từng việc một. Một nghiên cứu chụp cộng hưởng từ chức năng (fMRI) thậm chí còn cho thấy việc đa nhiệm kéo dài có thể làm thay đổi cấu trúc não vĩnh viễn, làm giảm mật độ chất xám ở vùng vỏ não trước, nơi liên quan đến kiểm soát nhận thức (Loh và Kanai, 2014).

Photo: gorodenkoff/iStock/Getty Images Plus

Đóng Khung Thời Gian, Gom Việc Cùng Loại, Và Chia Lịch Thời Gian

Nếu đa nhiệm không hiệu quả, thì làm sao để làm việc tốt hơn? Các chuyên gia như Cal Newport nói về “công việc sâu” trong môi trường không bị xao nhãng. Nhưng bạn không cần phải xáo tung cả cuộc sống để đạt được điều đó. Chỉ cần hiểu rằng làm một việc một lúc thường hiệu quả hơn.

Nhiều kỹ thuật quản lý thời gian hiện đại đều xoay quanh việc tập trung vào một việc duy nhất tại một thời điểm. Ví dụ, đóng khung thời gian là đặt ra một khoảng thời gian cụ thể để làm một việc duy nhất, và dừng lại khi thời gian kết thúc. Chẳng hạn, bạn lên lịch trả lời email từ 9h đến 9h30 và từ 16h đến 16h30, và ngừng hẳn khi chuông báo vang lên. Hoặc bạn dọn dẹp bàn làm việc mỗi chiều thứ Năm từ 16h30 đến 17h. Hay bạn viết báo cáo từ 10h đến 12h, tắt hết mọi chương trình trừ phần mềm soạn thảo và tài liệu liên quan.

Nếu thấy đóng khung thời gian quá gò bó, bạn có thể thử gom việc cùng loại. Thay vì lên lịch từng việc lẻ tẻ, bạn phân loại các nhóm công việc khác nhau, rồi dành ra khung giờ dài hơn cho mỗi nhóm. Tùy vào tính chất công việc mà cách gom sẽ khác nhau. Ví dụ, một người viết lách có thể nghiên cứu vào buổi sáng và viết bài không xao nhãng vào buổi chiều. Nếu bạn làm theo giờ hành chính, có thể trao đổi với sếp để gộp các việc làm một mình vào những khung cố định và dồn hết các cuộc họp vào hai ngày nhất định.

Chia lịch thời gian là một bước tiến xa hơn của đóng khung thời gian – bạn lên lịch toàn bộ ngày làm việc bằng những khung giờ cụ thể cho từng việc. Nghe thì có vẻ nặng nề, nhưng nếu xem đây là bản nháp rồi điều chỉnh dần (có thể dành 15 phút mỗi cuối ngày để rà soát), bạn sẽ dần tìm ra lịch phù hợp. Ví dụ, nếu khung 30 phút trả lời email luôn bị tràn giờ, bạn có thể điều chỉnh thành 45 phút.

Đừng Đẩy Mọi Thứ Quá Xa

Một số người theo trường phái chia lịch sẽ khuyên bạn lên lịch cả cuộc sống – cả thời gian rảnh và thời gian bên gia đình. Nhưng điều đó không hợp với tất cả mọi người. Nghiên cứu cho thấy nếu bạn lên lịch cho những hoạt động giải trí như thể đó là công việc, bạn sẽ thấy ít vui hơn (Malkoc và Tonietto, 2019). Nếu bạn coi việc đi uống cà phê với bạn bè như một cuộc hẹn khám răng, niềm vui sẽ biến mất, còn mọi chuyện lại thành gánh nặng.

Vậy đâu là điểm cân bằng lý tưởng? Hãy bắt đầu từ những việc hay gây phiền toái – như trả lời email hay sắp xếp tài liệu – rồi đóng khung thời gian cho chúng. Điều chỉnh khung giờ cho đến khi bạn thấy thoải mái, và nhớ rằng, khi khung giờ kết thúc thì bạn dừng lại. Sau đó, hãy chọn những việc cụ thể cần hoàn thành – như viết một báo cáo hay dọn dẹp một căn phòng. Đặt khung thời gian cho chúng và tiếp tục thử nghiệm. Nếu bạn thấy mình có thể lên kế hoạch cho cả ngày làm việc (kể cả việc nhà) và thấy ổn, thì cứ làm. Nếu chỉ lên lịch được một nửa tuần mà bạn vẫn thấy ổn, cũng không sao cả. Quan trọng nhất là hãy cưỡng lại sự cám dỗ lên lịch cả thời gian nghỉ ngơi. Thời gian thư giãn là để tận hưởng – đừng biến nó thành một công việc nữa!

Nguồn: The Power of Single-Tasking | Psychology Today