Lý do khiến chúng ta lần lữa các việc nhỏ nhặt

Đó có thể là email nhanh gửi đến một đồng nghiệp mà bạn không ưa. Có thể là công việc giấy tờ vặt vãnh; chỉnh sửa bảng tính Excel một chút hoặc một hóa đơn cần được xuất. Thậm chí có thể là một cuộc gọi ngắn cho sếp - những việc chỉ mất có một phút.

Vậy mà bằng cách nào đó vì một số lý do, bạn tiếp tục lần lữa.

Nếu nó chỉ mất năm phút, bạn sẽ phải tự hỏi lý nào mình lại không làm?

Bạn mất thời gian để suy nghĩ nó phiền toái như thế nào; và không có gì ngạc nhiên, làm như thế không làm cho công việc biến mất.

Thay vào đó, nó vẫn còn đó, từ một việc nhỏ xíu trong danh sách việc cần làm phình to ra thành nỗi phiền toái tiếp diễn hoàn toàn bất cân xứng với nguồn lực cần thiết để thực sự làm nó cho xong.

Các việc lặt vặt có cách chiếm chỗ lớn bất thường trong tâm trí chúng ta.

Tuy nhiên, có những cách đơn giản để đưa chúng quay lại trở đúng vị thế, bắt đầu với việc hiểu chính xác làm sao mà chúng ta để cho chúng chi phối quá nhiều.

Sau đó, bằng cách định hình lại cách chúng ta xử lý các công việc, thay đổi phản ứng cảm xúc và thể hiện lòng thương đối với chính mình, chúng ta có thể tiến đến khuất phục các công việc nhỏ trong danh sách việc cần làm vốn làm cho chúng ta vấp ngã.

Tại sao việc nhỏ trở thành phiền toái lớn

Cốt lõi của sự lần lữa chính là tự nguyện trì hoãn một công việc dự định, mặc dù biết rằng làm như vậy sẽ khiến mọi thứ tệ đi, Fuschia Sirois, giáo sư tâm lý học tại Đại học Sheffield ở Anh, giải thích.

"Có biết bao nhiêu người nói rằng lần lữa là tốt cho cái này hay cho cái kia, nhưng trong nội hàm của định nghĩa thì không có hình thức lần lữa nào tốt cho bạn."

Những người lần lữa liên tục thường có mức độ căng thẳng cao hơn, thói quen ngủ không tốt và triển vọng công việc tồi tệ, nhất là khi họ leo lên đến các vị trí đòi hỏi sự độc lập và khả năng ra quyết định.

Còn về sức khỏe tâm thần, lần lữa cũng liên quan đến trầm cảm và lo lắng.

Nó cũng có thể tàn phá các mối quan hệ , bởi vì khi chúng ta lần lữa, hậu quả là chúng ta sẽ phá vỡ cam kết với người khác.

Dễ hiểu tại sao chúng ta lần lữa các việc lớn; chúng có thể khó khăn hoặc vắt kiệt tâm trí và đòi hỏi vô số thời gian, năng lượng và cam kết.

Mặt khác, việc nhỏ có thể dẫn đến một kiểu trì hoãn đặc biệt phiền toái.

Sirois nói rằng chúng ta không trì hoãn công việc vì chúng trôi ra khỏi tâm trí; thay vào đó, chúng ta lựa chọn một cách có ý thức và có chủ ý để trì hoãn việc gì đó mà có thể khơi gợi sự hoài nghi, bất an, sợ hãi hoặc cảm giác bất lực.

Đó có thể là việc đơn giản như điền giấy tờ không quen thuộc hoặc thay đổi hộp mực máy in mà bạn không biết làm hoặc việc gì đó nặng nề hơn một chút, chẳng hạn như viết một email ngắn cho đồng nghiệp trong khi bạn lo sợ câu trả lời của họ.

Nhiều người tin rằng việc lần lữa các công việc như thế này là do quản lý thời gian kém, nhưng Sirois nói rằng thực sự là do cách quản lý cảm xúc.

"Những người lần lữa không phải là những kẻ lười biếng vô tư kiểu như là 'có quái gì, tôi chẳng mấy quan tâm'," bà nói. "Họ thực sự tự kiểm điểm và lo lắng rất nhiều khi lần lữa."

Nỗi lo đó ở trong tâm trí của họ và vắt kiệt năng lực nhận thức, làm giảm khả năng giải quyết vấn đề của họ.

Nó khiến họ nghĩ rằng: mình bị sao vậy? Tại sao mình không thể chịu được việc lặt vặt này? Và sau đó họ bắt đầu nghiền ngẫm về công việc, tăng cảm xúc tiêu cực về nó và cản trở khả năng họ nhìn nhận nó một cách lý trí đúng với bản chất của nó.

"Vậy là từ chỗ bạn có mấy việc vặt này mà bạn có chút không chắc chắn lắm là nên xử lý thế nào thì nay nó đang trở thành chuyện lớn, đi kèm theo đó là tất cả nỗi sợ hãi, bất định," Sirois nói. "Nó trở thành thứ khủng - một ụ đất trở thành cao như núi."

Một lý do nữa khiến các việc nhỏ cứ chồng chất là chúng thường không có thời hạn và cấu trúc cứng giống như yêu cầu của các công việc lớn; bạn nghĩ trong đầu rằng bạn chỉ cần nhét nó vào đâu đó trong ngày.

Vì vậy, bạn sẽ dễ dàng có phản ứng né tránh, bởi vì không giống như các việc lớn mà chúng ta dành một khoảng thời gian đáng kể để giải quyết, không có gì thúc đẩy bạn làm các công việc nhỏ ngay lập tức.

Làm sao giải quyết các việc nhỏ?

Vậy làm thế nào tạo động lực cho bản thân giải quyết một công việc mình sợ?

Timothy Pychyl, giáo sư tâm lý tại Đại học Carleton ở Ottawa và là tác giả của cuốn 'Giải câu đố về sự trì hoãn', cho biết động lực thường theo sau hành động.

Vì vậy, nếu bạn làm luôn việc gì đó mà không dừng lại trước hết để suy nghĩ lý do bạn không muốn làm điều đó, thì về lâu về dài điều đó sẽ tốt hơn cho bạn.

"Lần tới nếu bạn thấy cả người như đang hét lên: 'Tôi không muốn, tôi không thích', hãy tự hỏi: hành động kế tiếp mình cần làm đối với công việc nhỏ này là gì nếu mình bắt tay thực hiện nó," ông giải thích. Những gì xảy ra sau đó là bạn đang chuyển sự chú ý của mình ra khỏi cảm xúc bản thân để tập trung vào hành động.

Nhà tư vấn hiệu suất làm việc người Mỹ David Allen, tác giả cuốn 'Xắn tay làm việc' (Getting Things Done), gọi đây là quy tắc hai phút, khi mà một công việc mất chưa đến hai phút để làm thì thời gian bỏ ra để đưa nó vào danh sách việc cần làm sẽ vượt quá thời gian cần thiết để làm xong ngay. Vì vậy, thay vì lên chương trình cho nó, bạn chỉ cần bắt tay vào làm việc.

Tâm lý chủ động này có thể giúp bạn bỏ qua những nghiền ngẫm không cần thiết.

Một nghiên cứu do Pychyl thực hiện với các sinh viên đại học cho thấy một khi thực sự bắt đầu công việc, các sinh viên đánh giá nó ít khó khăn và ít căng thẳng hơn nhiều so với khi họ lần lữa không làm. "Đó là vấn đề nhận ra rằng mọi thứ đang nhuốm màu cảm xúc của bạn," ông giải thích.

Pychyl nói tìm cách giảm phản ứng cảm xúc sẽ giúp bạn quản lý các việc nhỏ tốt hơn.

"Chúng ta trì hoãn nhiều việc nhỏ và chúng trở thành to trong tâm trí bởi vì hạch hạnh nhân chúng ta bị tấn công," ông giải thích với ý nhắc đến phản ứng cảm xúc tức thì vốn bất cân xứng với chính công việc đã gây ra nó. "Chúng ta có phản ứng tiêu cực ngay khi nghĩ đến công việc và điều đó có xu hướng tự nuôi dưỡng nó."

Một mẹo nữa để xử lý các công việc nhỏ là lồng chúng trong những nhiệm vụ lớn hơn.

"Hãy tìm chỗ mà bạn có thể nhét việc nhỏ vào những việc hàng ngày," Pychyl gợi ý, và cho biết ông hút bụi trong nhà trong 15 phút đợi bột yến mạch chín mỗi sáng. Điều này không chỉ giúp tránh có cảm giác mất thời gian vào công việc nhỏ, mà bạn sẽ sử dụng động lực bên ngoài của việc lớn để che đậy bất kỳ phản ứng tiêu cực nào có thể có đối với việc nhỏ.

Biết tự thương thân

Sirois nói rằng chúng ta có ký ức về những phản ứng cảm xúc khiến bạn lần lữa trước đây. "Nếu bạn nhớ một cảm xúc tiêu cực, một cách để làm cho nó tan biến và vào chế độ kiểm tra thực tại là bắt đầu suy nghĩ làm cách nào xác định lại công việc," bà cho biết.

Chẳng hạn, bạn có thể xem việc nhỏ như cơ hội để học một kỹ năng mới.

"Nếu bạn có thể làm tắt công việc ngay từ đầu bằng cách xác định lại nó - có lẽ thành cái gì đó lý thú hay vui thích - điều đó rất hệ trọng," bà lưu ý.

Một mẹo khác là khi việc gì đó chỉ đơn thuần nhàm chán hoặc tẻ nhạt là 'thay đổi lăng kính để nhìn nhận công việc', nhằm giảm bớt cảm xúc tiêu cực bằng cách thay đổi quan điểm cảm xúc ngay từ đầu. "Nghe có vẻ hơi ngớ ngẩn," bà nói thêm, "nhưng thực sự nó rất lợi hại."

Cả Pychyl và Sirois đều nói rằng điều quan trọng là đừng hành bản thân quá nhiều, nhất là trong lúc có thêm căng thẳng do đại dịch.

Suy cho cùng, mặc dù lần lữa gì đi nữa cũng là trì hoãn, nhưng không phải trì hoãn nào cũng là lần lữa.

"Trì hoãn là một phần của cuộc sống," Pychyl lưu ý. "Tôi có thể trì hoãn và đó không phải là thất bại đạo đức; một phần trong lý luận thực tế của tôi là ưu tiên cái này hơn cái kia."

Nếu bạn thấy mình lần lữa, cả hai chuyên gia đều nói rằng một chút lòng thương thân có thể là chìa khóa để trở lại đúng hướng.

Pychyl là tác giả của một nghiên cứu cho thấy những người tự tha thứ sẽ ít trì hoãn hơn trong tương lai trong cùng công việc mà họ tha thứ cho mình, trong khi Sirois là tác giả của nghiên cứu tìm hiểu lý do vì sao việc tăng mức độ tự thương thân sẽ hết sức có lợi cho việc giảm căng thẳng do trì hoãn công việc.

"Một khi chúng ta ngừng hành hạ bản thân," Sirois nói, "ta sẽ dễ dàng quay lại trạng thái kiểm tra thực tại đúng cách.

Theo BBC WorkLife