Muốn mọi việc suôn sẻ? Hãy lập kế hoạch như một người bi quan phòng thủ

Vài tuần trước, khi cần đi xa, tôi, giống như nhiều người, dự định sẽ tranh thủ làm việc trong chuyến đi. Tôi đã đến sân bay từ rất sớm để tận dụng khoảng thời gian chờ đợi. Nhưng rồi tôi thất vọng nhận ra rằng sân bay này (khác hẳn những nơi tôi từng bay) gần như không có chỗ nào để làm việc, không có mặt phẳng nào đủ rộng, cũng chẳng có không gian để bày giấy tờ quanh chiếc máy tính xách tay. Rốt cuộc tôi chẳng làm được bao nhiêu. Nghĩ lại mới thấy, lẽ ra tôi nên cân nhắc kỹ hơn rằng mỗi sân bay mỗi khác, nhưng điều đó hoàn toàn không xuất hiện trong đầu tôi, và kế hoạch của tôi cũng không hề có phương án thay thế.

Thật dễ để tìm thêm những ví dụ khác về các kế hoạch đổ vỡ. Bạn có thể định dành nửa tiếng để dọn tủ lạnh, lau xe hay sắp lại một căn phòng, rồi mới phát hiện ra phải kỳ cọ và xếp xó lại đủ thứ mà bạn chưa từng hình dung. Bạn có thể chuẩn bị một thực đơn cầu kỳ cho bữa tiệc tối, để rồi nhận ra món chính mất nhiều thời gian hơn dự tính (bởi bạn đâu có phụ bếp đứng sẵn thái nguyên liệu như trên các chương trình nấu ăn). Bạn có thể định bắt tay vào phần khó nhất của dự án trước, rồi bối rối vì chẳng biết bắt đầu từ đâu. Và rất thường xuyên, chúng ta lập kế hoạch như thể ngày nào cũng là ngày đẹp nhất của mình. Chúng ta lên kế hoạch như thể mình là con người không bao giờ trì hoãn, lúc nào cũng tràn đầy năng lượng, đầu óc sắc bén như thép, con người mà ta mong muốn trở thành, để rồi khi thời khắc đến, hóa ra ta chỉ là chính mình: đầy thiện chí nhưng cũng lắm thiếu sót.

Người ta vẫn nói: “Không lập kế hoạch tức là đang lên kế hoạch cho thất bại.” Nhưng như những ví dụ trên cho thấy, ngay cả những ai tin rằng lập kế hoạch là quan trọng vẫn thường cần thêm chút trợ giúp để làm điều đó thực tế và hiệu quả hơn. May mắn thay, các nghiên cứu tâm lý đã chỉ ra những cạm bẫy phổ biến nhất trong việc lập kế hoạch, cũng như những chiến lược hữu ích để vượt qua chúng.

Dù nhiều người tin tưởng vào sức mạnh của sự lạc quan, tôi và các nhà tâm lý khác, qua hàng chục năm nghiên cứu, đã nhận thấy rằng với một số người và trong một số hoàn cảnh, cách tiếp cận mang màu sắc bi quan lại tỏ ra hiệu quả hơn. Bi quan phòng thủ là một chiến lược dựa trên việc giả định rằng mọi thứ có thể đi sai hướng (đó là phần “bi quan”) và suy nghĩ thật cụ thể, chi tiết về những điều có thể trục trặc (đó là phần “phòng thủ”). Quá trình “nghĩ thấu đáo” này thường giúp những người dễ lo âu chuẩn bị cho các tình huống xấu mà họ tưởng tượng, để rồi họ có thể thực hiện những bước nhỏ, rõ ràng, giúp mình không né tránh mà vẫn bước vào những hoàn cảnh khiến họ lo lắng, và cuối cùng hoàn thành mục tiêu.

Những gì người bi quan phòng thủ làm cho bản thân mình rất phù hợp với các kết quả nghiên cứu khác về quá trình đặt mục tiêu và lập kế hoạch. Trong nhiều năm, tôi đã cố gắng học hỏi nhiều nhất có thể từ những nghiên cứu ấy, và chúng đã định hình những lời khuyên dưới đây về cách lập kế hoạch sao cho tốt.

Photo by Oli Scarff/Getty Image

Những điểm then chốt

• Kế hoạch lạc quan thường dễ chệch hướng. Có vô vàn cạm bẫy trong việc lập kế hoạch, nhưng bạn có thể tránh chúng bằng cách suy nghĩ chiến lược hơn và cân nhắc những khả năng xấu có thể xảy ra.
• Hãy bắt đầu bằng việc đặt mục tiêu rõ ràng. Chia những mục tiêu trừu tượng hay mơ hồ thành các phần nhỏ, cụ thể hơn.
• Cho bản thân cơ hội tiến bộ dễ dàng. Thường thì bước khởi đầu là khó nhất, vì thế hãy biến những bước đầu trong kế hoạch trở nên thật dễ thực hiện. Khi đó, bạn sẽ có đà tiến về phía trước.
• Nếu có thể, hãy viết kế hoạch ra. Mô tả từng bước trên điện thoại hay trên giấy để giảm gánh nặng cho trí óc và giúp bạn nhìn thấy tiến trình của mình.
• Hãy nghĩ xem kế hoạch thực sự sẽ tốn bao lâu. Tránh “ảo tưởng lập kế hoạch” bằng cách hình dung mỗi bước sẽ đòi hỏi những gì trong thực tế.
• Hãy xin ý kiến phản hồi về kế hoạch của bạn. Hỏi một người hiểu bạn và hiểu điều bạn muốn làm, xem kế hoạch ấy có thực tế không.
• Dự đoán trở ngại và chuẩn bị phương án dự phòng. Tự hỏi điều gì có thể cản đường bạn và luôn sẵn sàng những lối đi khác.
• Hãy nhớ bạn là ai. Lập kế hoạch dựa trên sở thích và giới hạn của chính mình, thay vì vờ như chúng không tồn tại.

Bắt đầu từ việc đặt mục tiêu thật rõ ràng

Cách bạn nghĩ về mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến cả mức độ khó của việc lập kế hoạch lẫn khả năng thành công của nó.

Ta có thể nhìn nhận mục tiêu theo rất nhiều cách. Khi tôi hỏi các sinh viên mình dạy về mục tiêu của họ, câu trả lời thường rất khác nhau, nhưng đa phần đều khá mơ hồ: “Em muốn học thật tốt,” hay “Em muốn học được thật nhiều.” Những mục tiêu trừu tượng hay rộng lớn có thể mang lại cảm hứng: tôi cũng thấy lòng ấm lại khi tự nhủ rằng mục tiêu của mình là “trở thành người tử tế”, hay “làm được những điều ý nghĩa”, thậm chí chỉ là “dọn dẹp nhà cửa hôm nay”. Vấn đề của những mục tiêu chung chung ấy là ta thường không biết phải thực hiện chúng bằng cách nào. Buổi sáng thức dậy và thì thầm với chính mình rằng “hôm nay mình sẽ thật năng suất” có thể giúp tôi rời khỏi giường, nhưng rồi thực tế ập đến, và tôi đối diện với câu hỏi: rốt cuộc mình sẽ làm gì? Tương tự, nếu mục tiêu trong ngày chỉ là “dọn nhà”, tôi có thể bị choáng ngợp bởi quy mô của nó rồi lại kéo chăn trùm kín đầu.

Khi tôi hỏi sinh viên rằng chính xác thì các em sẽ “học được thật nhiều” trong lớp của tôi bằng cách nào, các em thường lúng túng một lúc rồi mới nghĩ ra điều gì đó như: “Em sẽ đọc hết tài liệu và đi học đầy đủ.” Đó đã là một bước tiến tốt, bởi những câu trả lời ấy thực sự là các mục tiêu cụ thể hơn. Khi bạn có thể tách những mục tiêu trừu tượng, mơ hồ hay quá chung thành những phần nhỏ, rõ ràng và cụ thể, việc lập kế hoạch thường trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Vậy nên, hãy bắt đầu từ mục tiêu tổng quát và xem nó như điểm đến cuối cùng. Rồi hãy lên kế hoạch cho chuyến hành trình tới đích ấy. Bạn cần những hành trang, sự chuẩn bị và các bước hành động nào để tới nơi? Mỗi câu trả lời cho câu hỏi đó sẽ trở thành một mục tiêu nhỏ trên con đường dẫn tới mục tiêu lớn.

Hãy cố gắng cụ thể nhất có thể khi đặt mục tiêu và các mục tiêu phụ. Thay vì nói rằng tôi sẽ “đi học đầy đủ”, nếu tôi nói “tôi sẽ dậy lúc 7 giờ sáng để có thời gian chuẩn bị và ăn sáng trước giờ học lúc 8 giờ”, thì những bước cần thiết để đạt được mục tiêu đi học (cùng các mục tiêu phụ như chuẩn bị và ăn sáng) sẽ hiện ra rõ ràng hơn. Tôi cần đặt báo thức (có thể thêm một cái dự phòng), cố gắng đi ngủ sớm từ tối hôm trước để giảm bớt nỗi khổ của tiết học lúc 8 giờ. Tôi có thể soạn sẵn quần áo, cắm sạc máy tính để sáng ra chỉ việc mang đi, thậm chí bỏ sẵn một thanh bánh dinh dưỡng vào ba lô phòng khi vội vã.

Mục tiêu càng cụ thể và gần gũi bao nhiêu, việc lập kế hoạch cho chúng càng dễ bấy nhiêu. Thêm một điều thú vị nữa: những bước nhỏ được lặp lại nhiều lần sẽ dần trở thành thói quen, và khi điều đó xảy ra, ta không còn phải lên kế hoạch nữa, ta chỉ đơn giản là thực hiện thôi.

Hãy cho mình cơ hội để tiến những bước thật dễ

Nhiều người trong chúng ta cảm thấy được tiếp thêm năng lượng khi hoàn thành một bước nhỏ đầu tiên trên con đường tới mục tiêu, và điều đó thôi thúc ta đi tiếp. Ngược lại, một trong những trở ngại lớn nhất của việc lập kế hoạch hiệu quả lại chính là sự khó khăn khi tự thúc đẩy bản thân bắt đầu và kiên trì với kế hoạch. Bởi vậy, biến những bước mở đầu trở nên thật cụ thể và dễ thực hiện là một ý hay. Nếu mục tiêu cuối cùng của bạn là dọn dẹp cả ngôi nhà, hãy khởi đầu chỉ bằng việc lau sạch bồn rửa trong phòng tắm. Có thể bạn chẳng mấy hào hứng với ý nghĩ phải cọ cái bồn ấy, nhưng khi nhìn thấy nó sáng bóng sau khi xong việc, cảm giác dễ chịu sẽ xuất hiện. Và rồi bạn sẽ dễ được truyền cảm hứng hơn (hoặc ít nhất là bớt chán nản hơn) khi nghĩ tới nhiệm vụ kế tiếp.

Cách làm này còn giúp bạn tận dụng điều mà các nhà tâm lý gọi là “hiệu ứng Ovsiankina”, đặt theo tên nữ nhà tâm lý gốc Nga đã nghiên cứu cảm giác khó chịu khi con người bắt đầu một việc nhưng chưa hoàn thành. Đó là một cảm giác mơ hồ, không dễ chịu, như thể có điều gì đó sai sai, và cách để xoa dịu nó chính là hoàn tất việc đang dang dở. Hiệu ứng này diễn ra rất tự nhiên. Điều đó có nghĩa là bạn có thể khai thác nó bằng cách mở đầu kế hoạch bằng những bước nhỏ, dễ làm; một khi đã hoàn thành chúng, hiệu ứng Ovsiankina sẽ âm thầm đẩy bạn tiếp tục tiến lên.

Hãy viết kế hoạch ra, nếu có thể

Việc tạo nên một “tấm bản đồ” bằng chữ cho từng bước sẽ khiến mọi thứ trở nên cụ thể hơn, đồng thời giúp bạn lường trước những trở ngại có thể gặp. Nó còn giúp giảm gánh nặng cho trí óc khi không phải liên tục ghi nhớ mọi chặng đường. Thêm vào đó, bạn sẽ được tận hưởng niềm vui rất đỗi ngọt ngào mỗi lần đánh dấu một việc đã hoàn thành.

Điều quan trọng nhất của một bản kế hoạch viết ra là nó phải phù hợp với bạn. Một danh sách mục tiêu cùng các bước cần thiết để đạt tới chúng đôi khi đã là quá đủ. Cá nhân tôi còn thử nghịch ngợm tạo những bản kế hoạch trông như bàn cờ đơn giản (kiểu Cờ rắn và thang) để vẽ ra con đường tới mục tiêu, chỉ nhằm thêm chút vui tươi. Có người thích lưu kế hoạch trên thiết bị số vì dễ mang theo khắp nơi; người khác lại ưa giấy, bảng trắng hay những chất liệu truyền thống. Cũng có người thấy những mảnh giấy nhớ có thể xếp lại, đổi chỗ hay tô màu là cách hiệu quả nhất. Có lẽ bạn sẽ cần chút thời gian để tìm ra hình thức hợp với mình và với mục tiêu của mình.

Dù có người cảm thấy việc viết kế hoạch ra khá tẻ nhạt, tôi vẫn tin rằng lợi ích của nó thường lớn hơn nhiều so với công sức bỏ ra. Dẫu vậy, cũng có những cạm bẫy cần lưu ý. Nếu bạn tạo một kế hoạch quá cầu kỳ đến mức việc duy trì nó cũng trở thành gánh nặng, bạn sẽ dễ thấy choáng ngợp. Điều quan trọng là luôn giữ sự linh hoạt. Nếu nghĩ tới việc ghi lại từng bước khiến bạn mệt mỏi, hãy chỉ viết bước đầu tiên thôi. Làm xong bước ấy, gạch đi. Rồi viết bước thứ hai, và cứ thế tiếp tục.

Hãy nghĩ xem kế hoạch thực sự sẽ tốn bao lâu

Một xu hướng đã được nghiên cứu rất kỹ, thường cản trở việc lập kế hoạch hiệu quả, được gọi là “ảo tưởng lập kế hoạch”. Đó là thói quen chung của con người khi đánh giá thấp thời gian và công sức cần để hoàn thành những điều mình dự định làm. Các nghiên cứu cho thấy phần lớn chúng ta, trong hầu hết mọi lúc, đều lạc quan quá mức về những gì cần thiết, đặc biệt là về thời gian, để thực hiện từng bước của kế hoạch. Điều này có thể khiến ta, chẳng hạn, bỏ qua khoảng thời gian cần để gom dụng cụ lau dọn trước khi bắt tay vào phòng tắm, hay lên kế hoạch như thể lúc nào mình cũng tràn đầy năng lượng, quên mất rằng giữa các mục tiêu nhỏ ta có thể cần nghỉ ngơi đôi chút. Đó là một dạng tự tin thái quá, rất dễ đẩy ta vào rắc rối, hoặc vì ta tiêu tốn nhiều thời gian hơn mong muốn, hoặc đơn giản là hết giờ trước khi kịp hoàn thành.

Thật bất ngờ, chỉ riêng việc biết đến “ảo tưởng lập kế hoạch” lại không phải lúc nào cũng đủ để giúp ta tránh được nó. Vậy điều gì thực sự hữu ích? Một lần nữa, việc chia kế hoạch thành những bước nhỏ và cụ thể có thể phát huy tác dụng, bởi bạn sẽ sớm nhận ra mình đang chậm tiến độ ngay từ những chặng đầu và còn kịp điều chỉnh hướng đi.

Một cách khác cũng rất hữu ích là thử hình dung chính mình đang đi qua từng bước của kế hoạch. Đừng tua nhanh bộ phim trong đầu theo kiểu cắt cảnh vội vã, điều đó chỉ khiến vấn đề tệ hơn vì làm mọi thứ trông dễ dàng và nhanh chóng hơn thực tế. Thay vào đó, hãy cố gắng chiếu cuốn phim ấy thật chậm, từng cảnh một, để thấy rõ mỗi bước bạn cần làm gồm những gì. Chẳng hạn, nếu bạn phải hoàn thành một bản báo cáo ở cơ quan, bộ phim trong đầu không chỉ nên là hình ảnh bạn đang gõ máy liên hồi, mà còn phải có cả cảnh bạn thu thập tài liệu, tìm kiếm thông tin cần thiết. Sau khi đã hình dung hết các bước, bạn có thể ghi lại xem mỗi “cảnh” trong bộ phim ấy sẽ tốn khoảng bao nhiêu thời gian.

Hãy tìm kiếm phản hồi cho kế hoạch của bạn

Điều thú vị là con người thường không mắc “ảo tưởng lập kế hoạch” khi nghĩ về kế hoạch của người khác. Vì thế, một mẹo rất đơn giản để lập kế hoạch hiệu quả hơn là đem nó cho một người khác xem, người có thể đánh giá khách quan hơn bạn. Hãy hỏi họ xem thời gian và công sức bạn ước lượng cho từng bước có thực tế không. Rồi hãy lắng nghe những góp ý ấy và điều chỉnh cho phù hợp. Người đó càng hiểu bạn và hiểu tính chất công việc bạn định làm bao nhiêu, phản hồi của họ càng hữu ích bấy nhiêu, và bạn càng ít có nguy cơ rơi vào cảnh thiếu thời gian, năng lượng hay những nguồn lực cần thiết để theo đuổi kế hoạch.

Dự đoán trở ngại và chuẩn bị phương án dự phòng

Trong sự lạc quan của mình, nhiều người chỉ tạo ra một phiên bản duy nhất của kế hoạch, mà không hề nghĩ đến những chướng ngại hay tình huống bất ngờ. Thế nhưng, lập kế hoạch hiệu quả luôn bao gồm việc hình dung xem mình có thể bị chệch hướng ở đâu, bằng cách nào, và tìm sẵn những con đường khác nếu điều đó xảy ra.

Hãy tự hỏi: “Điều gì có thể trục trặc?” hay “Thứ gì có thể cản bước mình?” Hãy nghĩ đến đời sống thật của bạn, chứ không phải phiên bản lý tưởng mà bạn ước có. Khả năng đồng nghiệp hay người thân bất chợt cần bạn giúp đỡ là bao nhiêu? Bạn có dễ bị xao nhãng không? Liệu có việc gấp nào khác chen ngang? Lý tưởng nhất, một Kế hoạch B nên bao gồm các hướng hành động thay thế cho từng bước trong kế hoạch chính. Bộ phim trong đầu cũng có thể giúp bạn ở đây: chẳng hạn, khi hình dung cảnh mình viết báo cáo ở cơ quan, bạn có thể lường trước rằng nếu Sammy ở gần đó, anh ấy sẽ ghé qua bàn tán chuyện, để rồi bạn tập trước cách đáp lời sao cho lịch sự, hoặc nghĩ đến việc tìm một phòng họp yên tĩnh để làm việc.

Mục tiêu càng quan trọng bao nhiêu, bạn càng nên cân nhắc việc có những kế hoạch dự phòng bấy nhiêu, những phương án có thể xoay chuyển khi một hay vài bước then chốt không thực hiện được. Khi đã chuẩn bị sẵn các bước thay thế, bạn sẽ linh hoạt hơn trước những điều bất ngờ mà cuộc sống ném về phía mình.

Hãy nhớ bạn là ai

Việc lập kế hoạch thực sự hiệu quả đòi hỏi bạn phải hiểu chính mình, và đây có lẽ là phần khó nhất. Nếu kế hoạch để khỏe mạnh hơn của bạn là chạy bộ mỗi ngày, trong khi bạn vốn ghét chạy, thì dù bản kế hoạch có chi tiết và chỉn chu đến đâu cũng rất dễ vỡ vụn trước bức tường mang tên sự kháng cự từ chính bạn. Điều đó không có nghĩa bạn không thể đạt mục tiêu bằng con đường ấy; chỉ là ngay từ đầu, mọi lá bài đã nghiêng về phía bất lợi.

Những kế hoạch hiệu quả nhất luôn tính đến điểm mạnh, điểm yếu, tính cách, sở thích, nguồn lực và mối quan tâm của chính chúng ta. Nếu kế hoạch đòi hỏi khoảng thời gian mà bạn chưa hề dành ra, cần những kỹ năng bạn còn chưa có, hay xung đột với các mục tiêu khác mà bạn đang theo đuổi cùng lúc, rất có thể nó sẽ không sống sót nổi trước trở ngại đầu tiên.

Hiểu mình chưa bao giờ là điều dễ: ta thường thiếu thực tế về thói quen và khuynh hướng của bản thân. Nhưng ngay cả ở đây, việc trò chuyện với người khác trong lúc xây dựng kế hoạch cũng có thể bù đắp cho những “điểm mù” của ta. Bạn bè, người thân hay đồng nghiệp, những người hiểu rõ bạn, có thể giúp bạn điều chỉnh cả mục tiêu lẫn cách thức theo đuổi chúng. Khi xin ý kiến, hãy cho họ quyền được nhắc tới những điểm yếu của bạn mà không sợ làm bạn phật lòng, nếu không, họ có thể sẽ chẳng nói thật. Quan trọng không kém, hãy tự nhắc mình đừng phòng thủ. Nếu ai đó chỉ ra rằng bạn dễ xao nhãng, nghi ngờ liệu bạn có đủ năng lượng để làm hết mọi thứ trong quỹ thời gian đã đặt ra, hay nêu lên bất kỳ giới hạn nào khác, rất có thể đó chính là điều bạn cần nghe để điều chỉnh lại kế hoạch.

Những lời cuối

Tóm lại, lập kế hoạch hiệu quả và thực tế đòi hỏi ta phải thật cụ thể về điều mình muốn đạt được, không chỉ xác định mình sẽ làm gì mà còn phải hình dung cách đi tới đó. Hãy lên kế hoạch bằng những bước nhỏ, dùng trí tưởng tượng để ước lượng thời gian và công sức cần thiết, đồng thời lường trước các trở ngại. Hãy chuẩn bị phương án dự phòng. Hãy tìm đến những người hiểu bạn và hiểu mục tiêu của bạn để giữ cho mình sự tỉnh táo. Và hãy cố gắng trung thực với chính những khuynh hướng của bản thân. Tất cả những điều ấy sẽ giúp bạn tạo nên một kế hoạch thực tế hơn – và rồi, bạn đã bắt đầu bước lên con đường của mình.

Tác giả

Julie K. Norem là một nhà tâm lý học nhân cách và là Giáo sư Tâm lý mang học hàm Margaret Hamm tại Trường Wellesley College, bang Massachusetts, Hoa Kỳ. Các nghiên cứu của bà tập trung vào những chiến lược khác nhau mà con người sử dụng để theo đuổi mục tiêu, cũng như mối liên hệ giữa các chiến lược ấy với tính cách của họ. Bà là tác giả cuốn The Positive Power of Negative Thinking (Sức mạnh tích cực của tư duy tiêu cực, 2001).

Biên tập bởi Matt Huston. 

Nguồn: Want things to go well? Plan like a defensive pessimist | Tạp chí Psyche.co