Không làm gì cả có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Khi bạn mở máy tính xách tay vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới, rất có thể bạn sẽ cảm thấy sảng khoái và sẵn sàng giải quyết công việc của mình. Nhưng đến giữa đến cuối buổi chiều, sau khi phải xử lý không ngừng nghỉ với hàng loạt email, tin nhắn, vô số cuộc họp trên Zoom và báo cáo hàng tháng quá hạn của bạn, bạn cảm thấy kiệt sức và thấy mình chuyển sang dùng mạng xã hội. Sau khi xử lý một lượng lớn thông tin cả ngày, bạn chỉ có thể xử lý những thứ mang tính giải trí không cần suy nghĩ. Kiệt sức và cạn kiệt khi thư giãn vào buổi tối, bạn bắt đầu cảm thấy hối hận mãi vì đã không đạt được tất cả các mục tiêu trong ngày. Nghe có vẻ quen quen, đúng không?

Các thiết bị vi tính của chúng ta có thể nâng cao khả năng làm việc hiệu quả của chúng ta, nhưng tâm trí con người vẫn là nút thắt cổ chai đối với lượng thông tin mà chúng ta thực sự có thể tiếp nhận và xử lý—khả năng chú ý của chúng ta là có hạn. Lý do khiến bạn cảm thấy kiệt sức vào giữa buổi chiều là vì bạn có thể đã sử dụng một cách tùy tiện các nguồn tài nguyên hạn chế của mình và khả năng xử lý chúng đã vượt quá những gì bạn có. Để duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả, chúng ta cần điều chỉnh lại cách chúng ta nghĩ về công việc và mối quan hệ của chúng ta với màn hình máy tính và điện thoại—và thậm chí có thể là chính chúng ta khi không có chúng.

Có rất nhiều lý do khiến tài nguyên của chúng ta bị cạn kiệt khi chúng ta sử dụng các thiết bị của mình. Một cách chính, và có lẽ đáng ngạc nhiên, là do đa nhiệm—chuyển sự chú ý của chúng ta giữa các tác vụ, trang web và ứng dụng—điều phổ biến tại nơi làm việc nơi việc quản lý thông tin là cần thiết. Là một nhà nghiên cứu về tương tác giữa người và máy tính, công việc của tôi đã chỉ ra rằng chúng ta chuyển sự chú ý của mình nhanh chóng trên màn hình—trung bình cứ sau 47 giây. Mỗi khi chúng ta chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác (hoặc sang email và ngược lại), bộ não của chúng ta cần tạo lại một biểu diễn bên trong của nhiệm vụ hiện tại. Nó giống như liên tục thay đổi cần số trong tâm trí của chúng ta. Điều này sử dụng hết các nguồn lực tinh thần, bên cạnh các nguồn lực mà chúng ta sử dụng để thực sự thực hiện các nhiệm vụ đó.

Đôi khi, chúng ta có thời gian tập trung lâu dài hơn. Nhưng cũng giống như việc đa nhiệm có thể làm cạn kiệt tài nguyên của chúng ta, thì thời gian tập trung dài mà không nghỉ giải lao cũng có thể gây ra mệt mỏi. Cân nhắc việc tham gia hết cuộc họp Zoom này đến cuộc họp khác mà bạn phải tập trung chú ý. Điều này làm chúng ta mệt mỏi. Hãy coi nó giống như tập thể dục: chúng ta không thể nâng tạ liên tục cả ngày mà không phải dừng lại và nghỉ ngơi.

Khi chúng ta mệt mỏi, khả năng chống lại sự phân tâm của chúng ta giảm đi và không chỉ những sự phân tâm bên ngoài, như thông báo hoặc quảng cáo được nhắm mục tiêu, khiến chúng ta mất tập trung. Trên thực tế, chúng ta thấy rằng chúng ta cũng có khả năng làm gián đoạn bản thân, nghĩ về điều gì đó không liên quan đến nhiệm vụ trước mắt trong khi cố gắng tập trung. Hãy xem xét tần suất bạn kiểm tra email, tin tức, mạng xã hội hoặc mua sắm trực tuyến mà không có bất kỳ tác nhân bên ngoài nào ảnh hưởng.

Đôi khi chúng ta bắt đầu ngày mới một cách bất lợi mà không có đầy đủ năng lượng do không được ngủ đủ giấc. Nếu một người cần ngủ 8 tiếng mỗi đêm nhưng ngày này sang ngày khác chỉ ngủ được 6 tiếng, thì họ sẽ thiếu ngủ. Khi tình trạng thiếu ngủ của bạn tăng lên, thời gian chú ý của bạn giảm đi và bạn dành nhiều thời gian hơn để thực hiện các hoạt động nhẹ nhàng, chẳng hạn như lướt mạng xã hội. Nói cách khác, khả năng tự điều chỉnh của bạn suy giảm khiến bạn rơi vào vòng xoáy cạn kiệt tài nguyên, dẫn đến khả năng tự kiểm soát yếu hơn trước những phiền nhiễu, khiến bạn càng khó tập trung và trở lại đúng hướng được.

Có những điều chúng ta có thể làm để duy trì các nguồn lực và sự tập trung của mình. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sắp xếp lại suy nghĩ của bạn về công việc. Một cách chính là thay đổi khái niệm lập thời gian biểu trong một ngày của bạn. Cách thông thường để lên lịch cho một ngày là viết ra danh sách việc cần làm và sắp xếp thời gian cho từng việc. Hoặc thông thường, chúng ta sẽ lên lịch các nhiệm vụ và cuộc họp của mình liên tiếp để cố gắng thu xếp nhiều nhất có thể trong một ngày. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta cố gắng tận dụng mỗi ngày bằng cách tối ưu hóa nguồn lực tinh thần và sức khỏe của chúng ta?

Người Nhật có câu “yohaku no bi” có nghĩa là “vẻ đẹp của không gian trống rỗng”. Trong các khu vườn Nhật Bản, thiết kế được xem xét một cách tổng thể và không gian trống xung quanh các tảng đá đóng vai trò quan trọng trong tính thẩm mỹ của khu vườn. Trong mỹ thuật, không gian trống, còn được gọi là không gian âm, bao quanh không gian và giúp chúng ta diễn giải toàn bộ tác phẩm một cách tổng thể. Tương tự như vậy, chúng ta có thể nghĩ đến việc thiết kế một ngày của mình để kết hợp các không gian trống vào đó nhằm giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

Thiết kế không gian trống trong ngày của bạn có nghĩa là cố ý dành thời gian để xây dựng và bổ sung các nguồn lực chú ý của bạn. Một trong những cách tốt nhất để tận dụng không gian trống như vậy là đi dạo trong 20 phút, vì các nghiên cứu cho thấy điều này có thể giúp chúng ta giảm căng thẳng và thúc đẩy tư duy khác biệt, tạo ra nhiều ý tưởng chất lượng hơn.

Nếu việc đi bộ bên ngoài là không khả thi, thì việc đứng, vươn vai và di chuyển xung quanh một không gian có thể mang lại lợi ích. Quan sát và thiền định là một cách sử dụng tuyệt vời khoảng trống như vậy để giúp bổ sung. Ngay cả những hoạt động đơn giản để giữ cho tâm trí nhẹ nhàng tham gia cũng có thể hữu ích. Một số người cho biết việc ném bóng, đan lát hoặc thậm chí chơi những trò chơi đơn giản cũng rất hữu ích. Hoạt động học thuộc lòng đơn giản có thể giúp chúng ta thư giãn, giúp chúng ta cảm thấy tích cực và cho phép các ý tưởng được ấp ủ trong tâm trí chúng ta. Điều quan trọng là phải có chiến lược với các hoạt động đơn giản như vậy: Đặt hẹn giờ nếu cần hoặc tự tìm hiểu bản thân để duy trì hành động có chủ đích và tự nhận thức khi bạn cảm thấy được bổ sung năng lượng. Hãy nhớ rằng, bạn đang kiểm soát sự chú ý của mình.

Bao gồm các không gian trống là rất quan trọng trong cuộc sống kỹ thuật số hỗn loạn của chúng ta để duy trì kho tài nguyên sinh lực ở công suất cao, nhờ đó chúng ta mới có thể hoạt động ở mức tối ưu. Hãy sắp xếp một ngày của bạn bằng cách sử dụng phép đảo ngược, trong đó bạn đặt thời gian để bổ sung năng lượng lên hàng đầu trong suy nghĩ của mình, để nó không bị bạn bỏ quên. Không gian trống nên nhận được tầm quan trọng ngang với các nhiệm vụ của chúng ta, vì nó giúp chúng ta bổ sung sự chú ý để có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Bộ kỹ năng mới này giúp nhận thức được khả năng chú ý của chúng ta, học cách lùi lại khi chúng ta đạt đến ngưỡng chịu đựng và bổ sung nguồn tài nguyên của mình. Điều này trên thực tế, có thể mang lại lợi ích cho mối quan hệ của chúng ta với công nghệ—đồng thời bảo vệ sức khỏe của chúng ta.

- Cù Tuấn dịch từ tạp chí Time.

Ảnh: gettyimages.com

Nguồn: https://time.com/6254135/doing-nothing-more-productive/?fbclid=IwAR3Kl4fS5FKvgo8YDe-FVbu_6Rf_HSiP0sJI1_DlJXq9nQLEW1woFgw-7T0