Vì sao "Chỉ năm phút thôi" lại luôn thành... hai mươi?

NHỮNG ĐIỂM CHÍNH

• Con người thường đánh giá thấp thời gian hoàn thành công việc vì một hiện tượng tâm lý gọi là ảo tưởng lập kế hoạch.
• Bạn có thể dự đoán thời gian chính xác hơn nếu nhìn sự việc từ góc nhìn bên ngoài.
• Thêm phần trăm đệm thời gian sẽ hiệu quả hơn so với việc cộng thêm một lượng thời gian cố định.
• Chia nhỏ các dự án lớn thành những bước nhỏ giúp giảm sai số khi ước lượng thời gian.

Bạn đã từng rơi vào tình huống quen thuộc này chưa: hứa với sếp rằng bạn sẽ hoàn thành bản báo cáo vào thứ Năm, đảm bảo với người yêu rằng bạn chỉ cần “năm phút nữa thôi”, hay tự tin lên lịch các cuộc họp nối tiếp nhau mà không để lại chút thời gian trống nào? Rồi thực tế ập đến, thời hạn trôi qua vèo vèo, và bạn tự hỏi: Tại sao mình lại luôn tính sai thời gian như thế?

Bạn không đơn độc, và bạn cũng không hề tệ trong việc lên kế hoạch. Hầu hết mọi người đều có xu hướng đánh giá thấp thời gian, chi phí và rủi ro của những việc sắp tới, đồng thời lại quá lạc quan về lợi ích. Đó chính là hiện tượng ảo tưởng lập kế hoạch, lần đầu tiên được hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky mô tả.

Tâm lý đằng sau “căn bệnh mù thời gian”

Ảo tưởng lập kế hoạch không chỉ đơn thuần là việc quản lý thời gian yếu kém. Hãy tưởng tượng bạn đang gấp rút nhưng vẫn cần gửi một email cho đồng nghiệp. Bạn nhanh chóng nghĩ rằng việc đó sẽ không mất nhiều thời gian, rồi ngồi vào bàn và bắt đầu gõ. Nhưng rồi mọi thứ kéo dài hơn bạn tưởng, và bạn lại trễ hẹn.

Chuyện gì đã xảy ra?

Rất có thể, trong đầu bạn chỉ hình dung đơn giản cảnh mình đang gõ vài dòng, đọc lại một lần rồi nhấn gửi. Vấn đề là, khi lên kế hoạch, ta thường chỉ tập trung vào bản thân công việc đó, mà bỏ qua vô vàn những gián đoạn, sự cố, hay điều vụn vặt chắc chắn sẽ xen ngang trong quá trình thực hiện. Bạn đâu tính đến việc ba email khẩn khác sẽ đến lúc đang viết, hay bạn cần phải tra cứu vài số liệu cụ thể...

Ảo tưởng lập kế hoạch cũng lý giải vì sao các dự án lớn, từ cải tạo nhà cửa, phát hành phần mềm cho đến xây dựng cơ sở hạ tầng, lại thường xuyên đội vốn và trễ hẹn. Nhà hát Opera Sydney ban đầu dự kiến hoàn thành vào năm 1963 với chi phí 7 triệu đô Úc. Cuối cùng, nó hoàn thành vào năm 1973 và ngốn 102 triệu. Sân bay mới ở Berlin dự kiến khai trương năm 2011 với ngân sách 2 tỷ euro. Nhưng phải đến 2020 mới khánh thành, với chi phí hơn 6 tỷ euro. Và còn vô số ví dụ tương tự.

Một phần nguyên nhân là do mỗi người trong chuỗi dự án đều đưa ra những ước tính quá lạc quan, rồi những con số đó lại tiếp tục được những người khác sử dụng và nhân lên, tạo thành những kỳ vọng phi thực tế. Thêm vào đó, hiện tượng chi phí đã bỏ ra khiến chúng ta không muốn thừa nhận thất bại, dù chi phí tăng và thời gian kéo dài, nên ta tiếp tục đổ thêm công sức và tiền bạc vào, chỉ để không phải nói lời dừng lại.

image: MAYA LAB/Shutterstock

Làm sao để tránh rơi vào bẫy của ảo tưởng lập kế hoạch?

Ảo tưởng này không chỉ khiến bạn mất tiền, mà còn có thể khiến bạn đánh mất uy tín, làm người khác mất niềm tin, lãng phí thời gian quý báu, bỏ lỡ cơ hội, và đẩy bản thân vào guồng quay chạy đua liên tục. Căng thẳng kéo dài thậm chí còn ảnh hưởng đến sức khỏe của bạn.

Vậy bạn có thể làm gì? Dưới đây là một số chiến lược được đúc kết từ nghiên cứu tâm lý và quản lý:

1. Hiểu chính mình bằng dữ liệu, không bằng cảm tính.

Thay vì chỉ dựa vào cảm giác về công việc trước mắt (góc nhìn bên trong), hãy chuyển sang góc nhìn bên ngoài, tức là nhìn vào những gì đã xảy ra trong những tình huống tương tự trước đây. Ý tưởng này do Daniel Kahneman và Dan Lovallo đề xuất.

Bạn từng làm việc tương tự bao giờ chưa? Lần gần nhất mất bao lâu? Hãy ghi chú lại – chỉ cần một cuốn sổ nhỏ hoặc bảng Excel đơn giản cũng đủ. Ví dụ, trước khi ước lượng thời gian chuẩn bị bài thuyết trình tiếp theo, hãy xem lại bạn đã mất bao lâu cho ba lần trước, bao gồm cả việc tìm tài liệu, chỉnh sửa và trình bày lại cho đẹp.

2. Thêm thời gian đệm theo phần trăm, không theo phút.

Cộng thêm “một chút thời gian” thì chẳng bao giờ là đủ. Nghiên cứu cho thấy chúng ta luôn đánh giá thấp thời gian cần thiết một cách có hệ thống.

Một mẹo nhỏ là hãy cộng thêm theo phần trăm: ví dụ, cộng thêm 25% thời gian bạn nghĩ cần. Nếu vẫn chưa đủ, lần sau hãy cộng 50%. Nếu thấy dư thời gian, thì điều chỉnh lại. Đừng buồn nếu bạn phải cộng tới 150%, thật ra, chúng ta thường đánh giá sai đến thế đấy.

3. Chia nhỏ công việc thành từng bước.

Những công việc lớn và phức tạp dễ bị ảo tưởng lập kế hoạch nhất, vì có quá nhiều ẩn số. Hãy chia dự án lớn thành những bước nhỏ, dễ dự đoán hơn, rồi ước lượng thời gian cho từng phần. Ví dụ, dễ hơn nhiều khi bạn ước lượng thời gian cho “lấy dữ liệu bán hàng quý trước” thay vì “hoàn thành báo cáo toàn bộ bộ phận”.

4. Lên kế hoạch ngược.

Bắt đầu từ thời hạn cuối cùng, rồi lần lượt đi ngược lại, tính từng bước cần làm, kết hợp với những dữ liệu và thời gian đệm thực tế. Hãy lên lịch công việc cụ thể vào trong lịch trình hàng ngày của bạn. Và hãy nhớ dành thêm thời gian trống nếu bạn không muốn dồn đến phút chót.

5. Sử dụng chiến lược “nếu – thì”.

Những lời hứa chung chung hiếm khi phát huy tác dụng. Thay vào đó, hãy tạo ra kế hoạch hành động cụ thể: “Nếu 9 giờ sáng thứ Ba, thì tôi sẽ dành 30 phút để phác thảo đề xuất.” “Ngay khi có dữ liệu doanh số, tôi sẽ lập biểu đồ cho quý này.” Các nhà tâm lý học như Peter Gollwitzer và Anja Achtziger đã chứng minh rằng chiến lược đơn giản này có hiệu quả rất lớn.

Lợi ích của việc lên kế hoạch thực tế

Khi bạn học cách ước lượng thời gian chính xác hơn, bạn sẽ ít căng thẳng hơn, tạo ra công việc chất lượng hơn và xây dựng hình ảnh đáng tin cậy hơn trong mắt người khác. Trớ trêu thay, bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Khi mọi việc được hoàn thành đúng hẹn, bạn sẽ không phải tất tả đuổi theo thời gian, đầu óc cũng thảnh thơi hơn để sáng tạo và đón nhận cơ hội mới.

Lần tới, nếu bạn định nói “việc này chỉ mất vài phút thôi”, hãy dừng lại và nhớ đến ảo tưởng lập kế hoạch. Mục tiêu không phải là bi quan về khả năng của mình, mà là nhìn nhận thực tế về những phức tạp của đời sống. Tương lai của bạn sẽ biết ơn bạn vì điều đó.

Tài liệu tham khảo

Kahneman, D., & Tversky, A. (1979). "Intuitive prediction: Biases and corrective procedures." TIMS Studies in Management Science, 12, 313-327.

Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). "Exploring the 'planning fallacy': Why people underestimate their task completion times." Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381.

Kahneman, D., & Lovallo, D. (1993). "Timid choices and bold forecasts: A cognitive perspective on risk taking." Management Science, 39(1), 17-31.

Achtziger, A., & Gollwitzer, P.M. (2018). Motivation and volition in the course of action, in: Motivation and Action, 3rd edition, J. Heckhausen and H. Heckhausen, 485-527. Berlin, Heidelberg: Springer Verlag.

Nguồn: Why "Just Five Minutes" Always Takes More Like 20 | Psychology Today

Tác giả: Carlos Alós-Ferrer Ph.D.